Descubra o que é MATRIZ RACI, como é fácil utilizá-la e porque ela pode ajudar a resolver problemas de comunicação!
Olá amigos do Portal GSTI! Neste artigo, proponho uma definição breve e resumo dos benefícios de documentarmos responsabilidades com a ajuda de uma ferramenta denominada R.A.C.I. Boa leitura!
Tabela de Definição de RACI
Matriz de responsabilidades R.A.C.I - definição e como usar
RACI é uma ferramenta utilizada para atribuição de responsabilidades, dentro de um determinado processo, projeto, serviço ou mesmo no contexto de um departamento / função. É referenciada por diversas boas práticas de mercado, tais como #ITIL e #COBIT.
A sigla RACI significa:
- R: R esponsável por executar uma atividade (o executor);
- A: A utoridade, quem deve responder pela atividade, o dono (apenas uma autoridade pode ser atribuída por atividade);
- C: C onsultado, quem deve ser consultado e participar da decisão ou atividade no momento que for executada;
- I: I nformado, quem deve receber a informação de que uma atividade foi executada.
Como usar a matriz de responsabilidades
Para atribuir as responsabilidades R, A, C e I em diversas tarefas de um processo, plano de projeto, serviço ou departamento, basta criar uma tabela, onde as linhas correspondem às atividades e colunas aos papéis envolvidos.
Cada célula desta tabela deve ser preenchida com um ou mais letras ( R, A, C e/ou I) associando a atividade ao papel. Veja um exemplo a seguir:
Matriz RACI de um processo qualquer
| # | Dono do processo | Analista 1 | Técnico | Analista de Qualidade |
| Atividade 1 | A/R | C | I | C |
| Atividade 2 | A | R | I | C |
| Atividade 3 | A | R | I | I |
| Atividade 4 | A | C | I | R |
| Atividade 5 | A | R | I | I |
- para toda atividade, deve existir pelo menos 01 um responsável em executá-la (R) e um dono (A);
- não pode existir mais de uma autoridade para uma mesma atividade (A).
Os benefícios do uso da MATRIZ RACI
Contribui para a divisão clara as tarefas entre pessoas e equipes.
Quantas vezes você já passou por situações em que dois departamentos discutem para chegar à conclusão de quem deve executar determinada atividade? Quantas reuniões foram investidas para solucionar este "dilema"?
E quanto às atividades executadas dentro de uma determinada equipe: já viveu situações em que 02 profissionais estão confusos sobre os limites de suas responsabilidades (ou seja, onde termina o papel de um e inicia o do outro) ?
O risco de situações conflitantes como estas ocorrerem pode ser minimizado se as atividades e responsabilidades estiverem documentadas, baseadas no conceito da Matriz RACI.
Cada responsabilidade deve ser documentada dentro de uma ou mais atividade(s), em determinado processo. O "R" da atividade irá formalizar quem deve executá-la.
Ajuda a rastrear uma informação com facilidade.
Com frequência, precisamos levantar informações sobre processos ou serviços de TI para tomada de decisões e/ou reporte. É o que acontece, por exemplo, quando um gestor deseja informações técnicas de um software para avaliar se será compatível com uma possível aquisição; ou coletar um relatório de tempo médio entre falhas para um determinado ERP interno; ou obter 04 indicadores de desempenho para 10 projetos concluídos há dois anos.
Se você está fazendo seu dever de casa direitinho, e conta com documentações dos processos, serviços e um eficiente e eficaz sistema de gerenciamento de configuração, poderá obter todas estas informações - exemplificadas no parágrafo anterior - com facilidade.
Digamos, entretanto, que você não tenha ainda este nível de organização no departamento de TI, baseado em processos com alto nível de maturidade. Neste caso, uma simples Matriz RACI por serviço e por processo irá ajudar acelerar o tempo necessário para obtê-las.
Ora, se existe em algum lugar a formalização de quais são os donos dos serviços e dos processos, provavelmente essa ferramenta pode ser consultada para chegar mais rapidamente ao dono deste processo ou serviço, ajudando a chegar até a informação final.
Evita que pessoas chave sejam ignoradas ou esquecidas.
Um dos meus benefícios prediletos!
Você já passou por uma ou mais situações a seguir?
- o #Service Desk recebe diversas ligações para ajudar a tratar dúvidas sobre um novo sistema qual não tinham conhecimento que havia acabado de ser implantado na organização e portanto, a equipe não faz ideia de como ajudar o usuário;
- a equipe de manutenção de sistemas é avisada de última hora que um novo sistema foi adquirido e seu suporte será delegado para responsabilidade deste setor, embora ninguém esteja treinado na tecnologia da ferramenta;
- uma parada no serviço ocorre devido a uma manutenção em equipamentos que foi programada sem que os profissionais e equipes sejam previamente sinalizadas;
- durante o projeto de desenvolvimento de software, a especificação dos requisitos sofre diversas modificações sem que os analistas desenvolvedores sejam consultados ou informados;
- a equipe de #Infraestrutura é avisada na véspera da implantação do sistema sobre a necessidade de criação de um novo ambiente de produção.
Situações como estas, na maioria das vezes, ocorrem por falta de definição formal de quem deve ser consultado para tomada de determinadas decisões ou execução de atividade. A matriz RACI, formalizada, pode ajudar a reduzir a incidência destes eventos.
Melhor responsabilização das tarefas.
Por último, a falta de formalização de responsabilidades provoca um cenário onde determinadas ações simplesmente não possuem um dono. Em outras palavras, ninguém assumirá a responsabilidade, já que formalmente todos são igualmente responsáveis / não responsáveis.
É comum que, sobretudo, atividades proativas sofram por serem órfãs de responsáveis, tais como: realizar revisões, testar os dados de backup, verificar a se a solução foi bem aceita pelo usuário/cliente, monitorar tendências, colher informações da área de negócio sobre o direcionamento para o futuro, reportar status, documentar lições aprendidas, alimentar a base de erros conhecidos. Tudo isso terá maior chance de ser feito pelos membros das equipes quando formalmente definido e a matriz RACI é uma solução prática e rápida para contribuir com esta formalização.
Conclusão
Se você deseja dar um primeiro passo na organização do departamento de TI, com pouco investimento de tempo e resultados rápidos , a matriz de responsabilidades é uma boa opção!
