09 Dicas para conscientização

Dicas para conscientizar sua equipe e evitar resistência durante a adoção de boas práticas

" Há um tempo em que é preciso abandonar as roupas usadas, que já tem a forma do nosso corpo, e esquecer os nossos caminhos, que nos levam sempre aos mesmos lugares. É o tempo da travessia: e, se não ousarmos fazê-la, teremos ficado, para sempre, à margem de nós mesmos. " Fernando Pessoa 

Este artigo é uma reunião de técnicas simples para ajudar a trabalhar com a conscientização de equipes, minimizando a resistência dentro de projetos de adoção de boas práticas .

1) Reconheça o verdadeiro risco de seu projeto falhar

"Não sei bem se é de técnicas que eu preciso. O problema mesmo, Fernando, é que onde eu trabalho, as pessoas são muito resistentes."

Perdi as contas de quantas vezes escutei este depoimento de profissionais durante treinamentos e consultorias. Este argumento parece justificar a falta de inciativas para mudanças organizacionais .

A verdade é que a resistência a mudanças é um fator humano e não há lugar onde não exista. A o contrário do que você pode estar pensando: não, seu ambiente não é tão mais difícil dos demais, pois mesmo diante da diversidade de fatores culturais , em todo ambiente empresarial existe um elemento comum, que é a maior das preocupações quando se trata de riscos em projetos de conscientização: as pessoas.

Portanto, o primeiro passo é reconhecer que conscientizar pessoas não é fácil, mas é um trabalho a qual você terá que se dedicar inúmeras vezes durante a vida, independente de adoção ou não de boas práticas. Concluir que o lugar onde você trabalha atualmente torna esta tarefa impossível é uma simples ilusão!

Conhecer a respeito dos diferentes perfis de pessoas com quem trabalha pode ajudar a vencer um pouco do pessimismo diante da resistência. A seguir, indico algumas leituras que me ajudaram:

• Livro sobre perfis e habilidades profissionais

• Livro sobre psicologia da conscientização

• Livro sobre técnicas de negociação

• O poder do hábito

2) Escolha a pessoa certa para liderar o projeto

3) Envolva a equipe o mais cedo possível

As pessoas costumam participar de maneira positiva quando se sentem sujeitos ativos durante a mudança, e negativamente quando passivos.

Não tente deixar para envolver a equipe no final da execução do projeto de adoção de boas práticas, quando os processos / procedimentos / política s já estão modelados e prontos para serem aplicados. É bem provável que você se frustre se fizer isso.

4) Escute

Assim como qualquer outro projeto, este exige participação da equipe de forma colaborativa e contínua.
A equipe é responsável por tarefas para definir requisitos , escopo , riscos , entre outras áreas de conhecimento envolvidas em um projeto. Escutar sua equipe pode fazer toda a diferença durante a adoção de boas práticas.

5) Invista em capacitação contínua

Imagine que você está adotando as boas práticas da ITIL para realizar um diagnóstico e modelagem de processos , ou estruturando uma metodologia interna de gerenciamento de projetos baseada no PMBOK .

Em ambos casos, você investe em uma capacitação de 24h para a equipe que será afetada por este projeto e obtém o comprometimento de todos com o treinamento.

Ao concluir a etapa descrita no parágrafo anterior, significa que a capacitação está concluída, certo? Errado.

Durante a adoção de boas práticas, treinamentos constantes devem ser ministrados, alguns genéricos e outros mais específicos à área de atuação do profissional. Alguns para toda a equipe, outros para um grupo menor. Alguns introdutórios outros avançados.

6) Crie bons canais de comunicação

Todos que são afetados pela adoção das boas práticas devem ser comunicados frequentemente sobre o avanço do projeto, os benefícios obtidos, problemas enfrentados, entre outras informações relevantes.
Busque uma ferramenta de comunicação que mais se adéque ao seu ambiente: boletim digital, folhetos, emails, eventos, etc.

7) Motive

Como em todo projeto, recompensas são essenciais para a motivação da equipe . As próprias boas práticas de gestão de projetos recomendam que todo projeto deve contar com um plano de como motivar a equipe durante sua execução, incluindo formas de recompensar.

8) Dê exemplo

É importantíssimo que os membros de gerência, diretoria e alta administração estejam disciplinados em relação ao uso das novas práticas para que isso contamine positivamente o restante da equipe. Lembre-se "A palavra convence, mas o exemplo arrasta."

9) Persista

Encontrar resistência não é motivo para desistir. Quanto maior for a persistência pela aderência às boas práticas, maior a probabilidade de obter resultados (parece óbvio o que acabei de escrever, mas precisa ser dito).
Não espere que 99% da organização passe a seguir o novo procedimento / processo ou aderir a qualquer que seja a mudança no momento exato que esta entra em vigor. Preveja os desvios de procedimentos em sua gestão de riscos e planeje como combatê-los.

Relatórios mensais podem ser encaminhados, registrando os desvios de procedimentos e ações corretivas ; reuniões devem ser usadas para tratar dos episódios em que ocorreram estes desvios; reciclagens podem ser previstas para profissionais em novos treinamentos. Tudo, enfim, deve ser tratado de forma transparente e contínua .

A própria insistência contribui para que todos passem a tratar com seriedade a inovação implementada e desenvolver novos hábitos de trabalho.