melhoria de processos
O foco desse artigo é sugerir algumas dicas para realizar esse mapeamento em sua organização.
1- Identifique quem será o patrocinador e elabore uma matriz RACI com todos os envolvidos. É necessário que o patrocinador seja um representante da alta gerência ou tenha poder para a tomadas de decisões. Lembre-se que ele "comprará a sua idéia", se ele conseguir visualizar os ganhos obtidos.
2- A melhoria no processo impacta pessoas que são a principal fonte de resistência para sua implantação , pois geralmente a melhoria ocasiona mudança de cultura. Para reduzir essa resistência, faça desde o início um trabalho de conscientização . Ofereça treinamentos, workshops e, se possível, pense em como recompensar o funcionário pela sua colaboração. Você pode estipular metas e verificar quais recompensas e bônus podem ser oferecidos para quem atingí-las ou superá-las.
3- Desenhe o processo como ele está atualmente . Tire "uma foto" da organização. Aproveite esse momento para entender a organização. Esse desenho servirá como base para você poder mostrar posteriormente como foi a evolução.
4- Saiba onde você quer chegar . Para isso, é importante estar alinhado ao planejamento estratégico da organização e ao patrocinador do projeto. Trace metas realistas e mensuráveis a serem atingidas em um prazo aceitável. É usual determinar quick wins (ganhos rápidos) para estimular todos os envolvidos.
5- Identifique a pessoa ideal para ser o dono do processo . Normalmente será alguém que trabalha e é responsável pelo processo no seu dia a dia. Ele acompanhará e avaliará o impacto de qualquer mudança sugerida.
6- Identifique se você possui ferramentas para te auxiliar a automatizar o processo. A ferramenta será muito útil quando você precisar levantar indicadores e facilitará a implantação de workflows para o fluxo do processo.
7- Monitore e acompanhe. Faça auditorias para identificar pontos a serem melhorados. Verifique os indicadores. Lembre-se que você só pode controlar o que você pode medir.
É preciso entender que trabalhar com processos faz parte de um ciclo de melhoria contínua e, muitas vezes, se você faz parte de uma área de desenho e melhoria de processos, você verá que seu esforço será percebido com a melhoria do resultado das áreas envolvidas no processo desenhado.
Persista e saiba que obstáculos geralmente aparecerão. Gerencie seus riscos! É preciso ser persistente e visionário quando se trabalha com processos.
Espero que as sugestões sejam proveitosas!
