Reuniões são atividades que acontecem a todo o momento, em todos os lugares e na qual investe-se, muitas vezes, um precioso tempo.
Reunião
Reuniões são atividades que acontecem a todo o momento, em todos os lugares e na qual investe-se, muitas vezes, um precioso tempo. Portanto é necessário compreender quando é necessário realizá-las, pois nem todos os assuntos e decisões dependem de reuniões. Portanto, antes de planejar a próxima, faça a seguinte pergunta: Por que é necessário realizar esta reunião?
AS 13 RAZÕES PARA TER UMA REUNIÃO: *Comunicar ou solicitar informações vitais
*Obter o consenso de um grupo
*Responder a perguntas e preocupações
*Decidir ou avaliar uma questão
*Aceitar ou dar suporte a uma idéia
*Vender uma idéia, produto ou serviço
*Fazer um brainstorm
*Solucionar um problema, conflito ou diferença de opinião
*Gerar o espírito de equipe
*Fornecer treinamento ou explicação sobre um projeto
*Alterar percepções ou atitudes
*Passar tranqüilidade sobre uma questão ou situação
*Despertar a consciência ou o interesse em uma idéia, situação ou projeto
Estando convencido da necessidade da reunião, eis algumas considerações:
1º) Quem agenda a reunião deve saber o que pretende obter ao final de cada reunião que realiza;
2º) Deve-se convidar somente as pessoas necessárias ao objetivo da reunião;
3º) Todos os participantes devem saber, com antecedência, o que se deseja alcançar com tal reunião;
4º) A pauta de reuniões deve ser distribuída com antecedência aos participantes;
5º) Cada participante deve saber de antemão que contribuição deve fazer aos itens da pauta;
6º) No início da reunião a pauta deve ser revista, abrindo-se espaço para alterações necessárias;
7º) Os temas prioritários devem ser os primeiros da pauta;
8º) Deve-se escolher uma pessoa para conduzir a reunião;
9º) Para cada item da pauta deve ser estabelecido um limite de tempo;
10º) O limite estabelecido deve ser cumprido;
11º) Deve-se esgotar cada item, sem ficar pulando de um item para o outro;
12º) Ao final de cada item é feito um resumo da discussão e das decisões tomadas;
13º) Define-se claramente o que cada pessoa deverá fazer após as decisões;
14º) Deve-se estabelecer datas de controle para as tarefas subseqüentes;
15º) Todos os participantes devem ter chance de expressar suas opiniões;
16º) Ao final da reunião deverá ser feita uma avaliação de como a mesma transcorreu;
17º) Todos os participantes devem avaliar a reunião e observar se foi produtiva;
18º) Deve-se incorporar as sugestões dos participantes para futuras reuniões.
AS 13 RAZÕES PARA NÃO TER UMA REUNIÃO: As reuniões podem facilmente se tornar um vício. Verifique se você não está participando de uma pelas razões erradas:
*Você se reúne apenas por hábito, ou seja, toda semana, na mesma hora e lugar
*O ego de alguém entra em cena para se mostrar importante e controlar a situação
*A informação poderia ser comunicada de outra forma
*A pessoa chave não está disponível
*Os participantes não tem tempo hábil para se preparar
*Sua decisão já foi tomada e você não quer nenhuma opinião
*Sua decisão é controversa e pode criar resistência
*Os custos são maiores que os benefícios
*Outras questões dificultam uma decisão a ser tomada brevemente
*O assunto é confidencial
*Não se ganha ou se perde não tendo a reunião
*Você não tem nada para fazer e quer se mostrar ocupado
*Você quer uma desculpa para sair do escritório
*Obter o consenso de um grupo
*Responder a perguntas e preocupações
*Decidir ou avaliar uma questão
*Aceitar ou dar suporte a uma idéia
*Vender uma idéia, produto ou serviço
*Fazer um brainstorm
*Solucionar um problema, conflito ou diferença de opinião
*Gerar o espírito de equipe
*Fornecer treinamento ou explicação sobre um projeto
*Alterar percepções ou atitudes
*Passar tranqüilidade sobre uma questão ou situação
*Despertar a consciência ou o interesse em uma idéia, situação ou projeto
Estando convencido da necessidade da reunião, eis algumas considerações:
1º) Quem agenda a reunião deve saber o que pretende obter ao final de cada reunião que realiza;
2º) Deve-se convidar somente as pessoas necessárias ao objetivo da reunião;
3º) Todos os participantes devem saber, com antecedência, o que se deseja alcançar com tal reunião;
4º) A pauta de reuniões deve ser distribuída com antecedência aos participantes;
5º) Cada participante deve saber de antemão que contribuição deve fazer aos itens da pauta;
6º) No início da reunião a pauta deve ser revista, abrindo-se espaço para alterações necessárias;
7º) Os temas prioritários devem ser os primeiros da pauta;
8º) Deve-se escolher uma pessoa para conduzir a reunião;
9º) Para cada item da pauta deve ser estabelecido um limite de tempo;
10º) O limite estabelecido deve ser cumprido;
11º) Deve-se esgotar cada item, sem ficar pulando de um item para o outro;
12º) Ao final de cada item é feito um resumo da discussão e das decisões tomadas;
13º) Define-se claramente o que cada pessoa deverá fazer após as decisões;
14º) Deve-se estabelecer datas de controle para as tarefas subseqüentes;
15º) Todos os participantes devem ter chance de expressar suas opiniões;
16º) Ao final da reunião deverá ser feita uma avaliação de como a mesma transcorreu;
17º) Todos os participantes devem avaliar a reunião e observar se foi produtiva;
18º) Deve-se incorporar as sugestões dos participantes para futuras reuniões.
AS 13 RAZÕES PARA NÃO TER UMA REUNIÃO: As reuniões podem facilmente se tornar um vício. Verifique se você não está participando de uma pelas razões erradas:
*Você se reúne apenas por hábito, ou seja, toda semana, na mesma hora e lugar
*O ego de alguém entra em cena para se mostrar importante e controlar a situação
*A informação poderia ser comunicada de outra forma
*A pessoa chave não está disponível
*Os participantes não tem tempo hábil para se preparar
*Sua decisão já foi tomada e você não quer nenhuma opinião
*Sua decisão é controversa e pode criar resistência
*Os custos são maiores que os benefícios
*Outras questões dificultam uma decisão a ser tomada brevemente
*O assunto é confidencial
*Não se ganha ou se perde não tendo a reunião
*Você não tem nada para fazer e quer se mostrar ocupado
*Você quer uma desculpa para sair do escritório
SUBSTITUTOS COMUNS PARA AS REUNIÕES: Se depois de examinar com cuidado você decidir que sua reunião não é necessária, procure outras formas para comunicar seus pensamentos, idéias e sugestões:
*Agende uma coference call por telefone
*Escreva um memo (com menos de uma página)
*Escreva um breve relatório e afixe-o no edital
*Passe um fax com sua informação
*Envie sua informação por e-mail
*Coloque a informação na intranet de sua empresa
*Agende uma série de discussões corpo a corpo
*Organize um café da manhã, almoço ou jantar, especialmente quando você quer conhecer a pessoa melhor.
Tenha uma ótima semana e que de agora em diante as suas reuniões sejam melhor aproveitadas e suas idéias melhor comunicadas!
Wellington Moreira
wellington@caputconsultoria.com.br
