A digitalização de processos empresariais e pessoais tem impulsionado a adoção de tecnologias que proporcionam eficiência e praticidade. Uma dessas tecnologias é a assinatura eletrônica, que permite assinar documentos digitalmente com segurança e validade jurídica.
A assinatura eletrônica é uma forma de autenticação digital que substitui a assinatura manuscrita tradicional. Ela é usada para assinar documentos eletrônicos, garantindo a autenticidade, integridade e não-repúdio.
A assinatura online pode ser uma imagem digitalizada da assinatura manuscrita, uma sequência de caracteres ou até mesmo uma assinatura biométrica.
Tipos de Assinaturas Eletrônicas
Existem três tipos principais de assinaturas eletrônicas, cada uma com diferentes níveis de segurança e complexidade:
Assinatura Eletrônica Simples: Pode ser uma imagem digitalizada da assinatura manuscrita ou uma assinatura feita com o mouse ou uma caneta digital.
Assinatura Eletrônica Avançada: Utiliza métodos que garantem a autenticidade, como verificação por e-mail ou SMS.
Assinatura Digital: Um tipo específico de assinatura eletrônica que usa criptografia para garantir a segurança e a autenticidade do documento.
Vantagens da Assinatura Eletrônica
A assinatura eletrônica elimina a necessidade de imprimir, assinar manualmente, escanear e enviar documentos por correio ou fax. Isso resulta em uma significativa economia de tempo e recursos, tornando os processos mais eficientes.
Segurança e Autenticidade
Assinaturas eletrônicas avançadas e digitais oferecem um alto nível de segurança. Elas utilizam tecnologias de criptografia que garantem que o documento não foi alterado após a assinatura, assegurando a integridade e a autenticidade do documento.
Conformidade Legal
Assinaturas eletrônicas são legalmente reconhecidas em muitos países, incluindo o Brasil, através de leis e regulamentações específicas. Isso significa que documentos assinados eletronicamente têm a mesma validade jurídica que aqueles assinados fisicamente.
Acessibilidade e Conveniência
Com a assinatura eletrônica, você pode assinar documentos a partir de qualquer lugar, utilizando dispositivos móveis ou computadores. Isso é especialmente útil para profissionais que trabalham remotamente ou em diferentes localidades.
Como Adquirir Assinatura Eletrônica
Adquirir uma assinatura eletrônica é um processo simples e pode ser feito através de diversas ferramentas e plataformas. Abaixo, descrevemos um passo a passo geral para orientar você nesse processo.
Escolha a Plataforma de Assinatura Eletrônica
Existem várias plataformas de assinatura eletrônica que oferecem recursos gratuitos e pagos, como DocuSign, Adobe Sign, HelloSign, entre outras. Escolha uma que atenda às suas necessidades e esteja em conformidade com as regulamentações legais de sua jurisdição.
Principais Plataformas de Assinatura Eletrônica
DocuSign: Uma das mais populares, oferece uma interface fácil de usar e robustas funcionalidades de segurança.
Adobe Sign: Integrado com outras ferramentas da Adobe, é uma excelente opção para quem já utiliza a suite Adobe.
HelloSign: Conhecida pela simplicidade e integração com Google Drive e outras ferramentas de produtividade.
Cadastre-se na Plataforma
Após escolher a plataforma, cadastre-se no site oficial. A maioria das plataformas oferecem planos gratuitos com recursos limitados, que podem ser suficientes para necessidades básicas.
Passo a Passo:
Acesse o site da plataforma escolhida.
Clique em “Cadastrar” ou “Iniciar Avaliação Gratuita”.
Preencha as informações necessárias, como nome, e-mail e senha.
Verifique seu e-mail para confirmar o cadastro.
Configure a Assinatura
Após o cadastro, configure sua assinatura eletrônica. A plataforma geralmente oferece várias opções para criar sua assinatura, como desenhá-la com o mouse, carregar uma imagem da assinatura manuscrita ou digitar seu nome.
Passo a Passo:
Acesse a área de configurações da conta.
Selecione “Criar Assinatura” ou “Adicionar Assinatura”.
Escolha o método de criação da assinatura (desenho, imagem ou texto).
Salve a assinatura para uso futuro.
Faça o Upload de Documentos
Com a assinatura configurada, você pode começar a assinar documentos eletronicamente. Faça o upload do documento que precisa ser assinado na plataforma.
Passo a Passo:
Clique em “Enviar Documento” ou “Upload de Documento”.
Selecione o arquivo no seu computador ou dispositivo.
Faça o upload para a plataforma.
Adicione Campos de Assinatura
Após o upload do documento, adicione os campos de assinatura nos locais apropriados. Isso pode incluir campos para assinatura, data e outras informações necessárias.
Passo a Passo:
Utilize a ferramenta de edição da plataforma.
Arraste e solte os campos de assinatura nos locais desejados.
Adicione outros campos necessários, como data e iniciais.
Envie o Documento para Assinatura
Depois de configurar o documento, envie-o para as partes envolvidas. A plataforma geralmente envia um e-mail com um link para acessar e assinar o documento.
Passo a Passo:
Insira os e-mails dos destinatários.
Adicione uma mensagem personalizada, se desejar.
Clique em “Enviar” ou “Solicitar Assinatura”.
Acompanhe o Processo de Assinatura
A maioria das plataformas permite que você acompanhe o status do documento, mostrando quem já assinou e quem ainda precisa assinar. Isso facilita o acompanhamento e a gestão do processo.
Passo a Passo:
Acesse a área de documentos enviados.
Verifique o status de cada documento.
Envie lembretes, se necessário.
Armazene e Proteja o Documento Assinado
Após todas as partes terem assinado o documento, a plataforma geralmente oferece opções para baixar, armazenar ou compartilhar o documento assinado. Mantenha uma cópia segura do documento para referência futura.
Passo a Passo:
Baixe o documento assinado.
Armazene em um local seguro, como um serviço de armazenamento na nuvem.
Compartilhe com as partes interessadas, se necessário.
Considerações Legais e de Segurança
Validade Jurídica
Certifique-se de que as assinaturas eletrônicas são reconhecidas legalmente em sua jurisdição. No Brasil, a Medida Provisória 2.200-2/2001 regulamenta o uso de assinaturas eletrônicas e digitais, garantindo sua validade jurídica.
Segurança de Dados
Escolha ferramentas e plataformas que ofereçam alto nível de segurança e proteção de dados. Isso inclui o uso de criptografia e a conformidade com regulamentações como a GDPR (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) na Europa.
Autenticação das Partes
Para garantir a segurança e a validade do documento, é importante verificar a identidade das partes envolvidas. Plataformas de assinatura eletrônica frequentemente oferecem métodos de autenticação, como verificação por e-mail, SMS ou autenticação multifator.
Armazenamento Seguro
Mantenha seus documentos assinados armazenados de forma segura, utilizando serviços de armazenamento na nuvem confiáveis ou soluções de gerenciamento de documentos empresariais.
Conclusão
A assinatura eletrônica é uma ferramenta poderosa que facilita a assinatura de documentos de maneira rápida, segura e econômica. Adquirir uma assinatura online é um processo simples que pode trazer inúmeros benefícios para a eficiência e a segurança dos processos empresariais e pessoais.
Ao seguir os passos descritos neste artigo, você estará pronto para implementar essa tecnologia em sua rotina, tornando a gestão de documentos mais prática e moderna.
