A importância da gestão de compras vai muito além de apenas encontrar o menor preço de produtos e/ou serviços para abastecer o fluxo operacional da empresa. Na realidade, esse gerenciamento inclui diversas estratégias que contribuem para o crescimento do negócio.
Por exemplo, por meio de uma administração eficaz do setor de compras é possível garantir a qualidade dos insumos, verificar a credibilidade dos fornecedores, desenvolver relacionamentos mais estratégicos com esses parceiros, e muito mais.
Ao melhorar a atuação dessa área, é possível obter vantagens como redução de gastos, mitigação de riscos operacionais, alcance do equilíbrio entre custo e qualidade, entre outras.
Porém, a dúvida que muitos gestores têm é como fazer esse gerenciamento corretamente.
Siga a leitura deste artigo e confira a resposta para essa questão a partir do entendimento sobre a importância da gestão de compras, como funciona esse setor e quais são os objetivos.
Qual a importância da gestão de compras?
A importância da gestão de compras pode ser explicada como: a utilização de um conjunto de estratégias que torna a aquisição de produtos e serviços mais eficiente, e menos onerosa, para a empresa.
Para esse conceito ficar mais claro, vale a pena relembrarmos o que é gestão de compras, concorda?
Gestão de compras são práticas utilizadas para organizar e garantir o funcionamento correto dos processos de aquisição de insumos e/ou serviços necessários para o funcionamento de um negócio.
Esse gerenciamento inclui atividades como:
identificação do melhor custo-benefício;
verificação da qualidade do que está sendo adquirido;
análise do nível de credibilidade e confiabilidade dos fornecedores;
acompanhamento dos prazos de entrega;
entre outras relacionadas.
Com isso, é possível entender que a importância da gestão de compras não se limita à aquisição de produtos/serviços mais baratos. Esse gerenciamento é relevante porque se trata de um dos alicerces de crescimento da empresa.
Como comentamos, por meio dele é possível aprimorar a gestão de fornecedores, reduzir custos, elevar a qualidade dos produtos e serviços entregues aos clientes finais e muito mais.
Quais são os objetivos da gestão de compras?
Um dos principais objetivos da gestão de compras é garantir o fluxo de abastecimento da empresa, a fim de que as atividades não sejam interrompidas por falta de insumos, matéria-prima ou serviços terceiros necessários.
É o gerenciamento correto e eficaz dessa área que evita que a companhia sofra com desabastecimento, perda da qualidade dos itens e/ou soluções que comercializa, ou que tenha gastos desnecessários.
Trazendo tudo isso para a importância da gestão de compras como parte do crescimento de um negócio, é essa administração que protege a organização de uma série de riscos, tais como os reputacionais, financeiros e jurídicos.
Considerando que a gestão de compras também inclui o estabelecimento de um bom relacionamento com os fornecedores, é ela que ajuda na identificação dos parceiros mais adequados para compor a cadeia de suprimentos da empresa.
Ao fazer essa análise é possível verificar, por exemplo, quais ameaças essa contratação pode trazer para a companhia e avaliar se vale a pena assumi-las, ou se o mais prudente é encontrar outro fornecedor.
Como funciona a gestão de compras?
A gestão de compras funciona a partir da adoção de práticas e estratégias que têm por objetivo garantir o fluxo de abastecimento de insumos e serviços de uma empresa.
Para o funcionamento adequado dessa área, é importante considerar três pontos:
alinhamento das aquisições às demandas dos consumidores;
conhecimento das atividades empresariais;
estabelecimento de um bom relacionamento com os fornecedores.
Alinhamento das aquisições às demandas dos consumidores
Idealmente, as compras devem ser feitas considerando o volume de produção do negócio. Esse, por sua vez, é identificado a partir das demandas apresentadas pelos consumidores.
A ideia, portanto, é evitar aquisições desnecessárias, que acabam gerando perdas de matéria-prima, por exemplo. O contrário também é válido, isto é, comprar quantidades inferiores às necessárias e, por esse motivo, não conseguir atender os pedidos dos clientes.
Nos dois casos o resultado é perda financeira, decorrentes de uma má gestão de compras e estoque, que devem trabalhar em conjunto.
Conhecimento das atividades empresariais
Por falar em gestão de estoque, a área de compras precisa trabalhar alinhada com esse setor. Caso isso não aconteça, pode resultar nos problemas que acabamos de citar.
Somado a isso, é bem importante que os profissionais de compras e procurement entendam como funciona o fluxo operacional da empresa, de maneira geral. Dessa forma, fica mais fácil analisar e acompanhar as necessidades de aquisições e evitar gargalos e pontos de atritos no processo de compra.
Estabelecimento de um bom relacionamento com os fornecedores
Como comentamos, estabelecer um bom relacionamento com os fornecedores faz parte da gestão de compras e é uma das práticas fundamentais para evitar problemas na cadeia de suprimentos.
Construir parcerias estratégicas com as empresas fornecedoras é importante, pois:
ajuda a evitar interrupções no fluxo de abastecimento;
abre caminho para negociações mais satisfatórias;
reduz riscos como os ambientais, financeiros, de imagem e de desabastecimento;
garante fontes seguras e de qualidade de produtos e serviços.
Todos esses pontos, juntos, ajudam o negócio a atender melhor os clientes, melhorar suas experiências e, com isso, aprimorar a imagem da marca e elevar o potencial de faturamento.
Quais as melhores soluções para uma gestão de compras eficaz?
As melhores soluções para uma gestão de compras eficaz são aquelas que atendem, pontualmente, as necessidades da sua empresa.
Em outras palavras, a ideia é encontrar um sistema que automatize os processos de compras do seu negócio, tornando todas as etapas de aquisição mais fluidas, precisas e livres de erros.
Você pode começar, por exemplo, com os softwares de gestão de fornecedores, que ajudam a encontrar empresas fornecedoras, homologar, realizar avaliação de riscos e muito mais.
Quanto mais robusta for essa ferramenta, maior será a produtividade do time de compras e procurement, e menos riscos gerará para o seu negócio.
Este artigo foi escrito pela Linkana, a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil. Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores busquem, analisem e homologuem fornecedores em alguns cliques!
