Saber o que procurar em um contrato com um fornecedor, e quais são as melhores práticas que podem ser adotadas para esse processo, está na lista de medidas que contribuem para proteger sua empresa dos riscos inerentes a esse tipo de parceria.
Quanto a essa atividade contratual, podemos dividi-la em dois momentos: o primeiro consiste em identificar quais pontos precisam ser considerados antes de prosseguir com a emissão do contrato; o segundo o que não pode faltar nesse documento.
Em linhas gerais, você pode seguir um modelo de avaliação de fornecedores para resolver a primeira questão, ajustando os pontos analisados de acordo com o perfil e necessidades do seu negócio.
A segunda, por sua vez, deve estar alinhada ao cumprimento de boas práticas jurídicas, visto que contempla a emissão de um registro formal da estruturação de uma parceria entre duas empresas, a fim de proteger ambas quanto a questões legais, direitos e deveres.
Mas, na prática, o que procurar em um contrato com um fornecedor e quais as melhores práticas que podem ser adotadas para otimizar e facilitar essa atividade?
Siga a leitura deste artigo e confira, agora, a resposta para essa dúvida!
Por que é tão importante analisar bem um potencial fornecedor?
Contratar um fornecedor consiste em incluir na sua cadeia de suprimentos uma empresa que ficará responsável pelo abastecimento de produtos, serviços, insumos e/ou matéria-prima necessários para o bom funcionamento do seu negócio.
Em outras palavras, consiste em formalizar uma parceria com uma companhia que tem um peso fundamental para que a sua empresa consiga produzir os itens que comercializa, ou entregar para os clientes finais os serviços que fornece.
Somente essa explicação deixa clara a importância de entender o que procurar em um contrato com um fornecedor e as melhores práticas que podem ser implementadas para isso, concorda?
Afinal, rupturas ou entraves nesse relacionamento tendem a comprometer seriamente o seu fluxo operacional e, consequentemente, a entrega dos produtos/serviços ao público e o faturamento do seu negócio.
Somado a tudo isso, é essencial ter em mente que não tratar com cuidado a contratação de empresas fornecedoras pode impactar negativamente a imagem da sua marca, a exemplo de se relacionar com aquelas que estão envolvidas em práticas ilícitas e/ou ilegais.
Em resumo, o que queremos dizer é que todo o processo que envolve a formalização de um contrato com um fornecedor deve ser pensado e executado de maneira que proteja sua companhia dos riscos inerentes a essas parcerias, tais como os reputacionais, financeiros e operacionais.
Como fazer uma boa análise contratual de fornecedores?
Como dissemos logo na abertura deste artigo, as medidas que envolvem a estruturação de um contrato com um fornecedor podem ser divididas em dois momentos distintos:
- análise dos critérios que determinam que um fornecedor é realmente qualificado;
- inclusão de dados e informações essenciais para formatação desse documento.
Análise dos critérios que determinam que um fornecedor é realmente qualificado
Uma boa gestão de fornecedores inclui a análise de diversos pontos antes da formalização dessa parceria.
Entre eles, os principais que você deve considerar são:
- histórico da empresa fornecedora: incluindo pontos como tempo de mercado, nível de desempenho e outros clientes atendidos;
- reputação: a exemplo do envolvimento ou não em práticas ilícitas, descumprimento de leis, participação em escândalos fiscais, financeiros, trabalhistas e outros;
- preços praticados: se atentando para buscar o melhor custo-benefício para o seu negócio, e não apenas saving;
- qualidade: nível de qualidade dos produtos e/ou serviços fornecidos;
- flexibilidade: seja na negociação de prazos de entrega, formas, meios e prazos de pagamento, volume de demanda e mais;
- comunicação: verificação dos canais de conversação fornecidos, especialmente suporte, atendimento ao cliente e pós-venda;
- saúde financeira: especialmente no que se refere à verificação de risco de falência do fornecedor;
- capacidade produtiva: a fim de confirmar se o fornecedor consegue atender a demanda necessária para o bom funcionamento da sua empresa;
- localização: considerando que a distância pode comprometer a logística de entrega dos itens contratados e, com isso, gerar atrasos na sua produtividade.
Inclusão de dados e informações essenciais para formatação desse documento
Assim como todo documento de natureza legal, o contrato com um fornecedor precisa contemplar cláusulas detalhadas com as seguintes informações:
- descrição completa dos insumos, matéria-prima, produtos e/ou serviços contratados;
- duração do contrato;
- deveres e direitos de cada parte envolvida;
- condições, formas e prazos de pagamento;
- prazos e formas de entrega;
- valores praticados e critérios de aumento de preços;
- sanções legais, a exemplo de multas ou rompimento do contrato, em caso de descumprimento de alguma cláusula.
Afinal, o que procurar em um contrato com um fornecedor? Quais são as melhores práticas?
Todos esses pontos que acabamos de mencionar contemplam, basicamente, o que procurar em um contrato com um fornecedor.
Com isso em mente, resta apenas você saber quais as melhores práticas para tornar esse processo mais fácil. Assim, as medidas mais relevantes a serem adotadas são:
- defina políticas internas de gestão de fornecedores, incluindo todos os critérios de análise que devem ser seguidos pelos profissionais de compras e procurement conforme o perfil da sua empresa;
- estruture um bom planejamento estratégico voltado para o gerenciamento de fornecedores, contemplando questões como verba disponível, fluxo de reabastecimento, alinhamento com as necessidades dos demais setores, e outros relacionados;
- atente-se ao processo de qualificação de fornecedores, com foco na verificação de riscos que a contratação pode trazer para sua empresa e como mitigá-los;
- use a tecnologia a seu favor, utilizando bons softwares de gestão de fornecedores que automatizam esse processo, otimizem o tempo de realização das análises e evitem as falhas características de processos feitos manualmente.
Ao adotar boas práticas como essas, sua empresa conquista diversas vantagens, tais como:
- redução de custos operacionais;
- aumento do potencial competitivo;
- mitigação de riscos;
- garantia de fluxo da cadeia produtiva;
- aumento do nível de satisfação dos clientes, e muito mais!
Este artigo foi escrito pela Linkana, a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil. Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores busquem, analisem e homologuem fornecedores em alguns cliques!
