Dicas práticas que vão ajudar no gerenciamento de dados da sua empresa.
Com o avanço da tecnologia e da possibilidade de usar dados de forma estratégica, muitas empresas têm buscado meios de melhorar o gerenciamento de informações de seus clientes e fornecedores.
Seguindo a mesma lógica de organização da classificação fiscal, a possibilidade de organizar e tratar dados é um mecanismo inteligente e um grande aliado no processo de gerenciamento e tomada de decisões do negócio.
A grande dúvida dos gestores é: por onde começar? Será que todas as empresas, independentemente do porte, podem investir em um gerenciamento eficiente de dados de clientes e fornecedores?
Conheça a legislação e as boas práticas de segurança
Antes de começar a coletar e armazenar informações de clientes e fornecedores em um banco de dados, os gestores precisam conhecer a legislação e as melhores práticas de segurança na coleta e no tratamento de dados pessoais.
A Lei nº 13.709/2018, também conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), é uma norma brasileira que regula todas as atividades que envolvem o tratamento de dados pessoais.
Essa norma serve como referência na adoção de práticas voltadas para a coleta, o gerenciamento e a utilização de dados dos clientes e fornecedores de uma empresa. Os gestores precisam conhecer os artigos da lei e respeitar os limites impostos visando à proteção de direitos fundamentais, liberdade e personalidade dos indivíduos.
Além de estar totalmente alinhada com a legislação em vigor, a empresa que deseja gerenciar os dados dos seus clientes e fornecedores também precisa conhecer boas práticas de segurança.
Os ataques de cibercriminosos a bancos de dados de empresas têm sido um problema enfrentado por organizações de diferentes portes. Em razão da responsabilidade existente, os gestores precisam utilizar estratégias e ferramentas voltadas para a proteção do seu banco de dados.
Planejamento de gestão de dados
Depois de entender quais são as regras legais e os cuidados necessários com relação à segurança, o próximo passo é a elaboração do planejamento de gestão.
O planejamento é um documento por meio do qual a empresa realiza um estudo de necessidades, avalia sua estrutura e define todas as ações necessárias para colocar em prática um determinado projeto. No caso em específico do gerenciamento de dados, é recomendado:
avaliar qual é a estrutura atual da empresa para coleta e tratamento de dados;
estudar os processos que precisam ser criados;
verificar os sistemas que eventualmente precisam ser contratados;
escolher as pessoas que serão responsáveis pela implementação e pelo trato no dia a dia da gestão;
definir prazos e responsabilidades.
Nessa etapa, os gestores traçam todo o caminho que será seguido desde a concepção inicial até a execução da coleta e do gerenciamento seguida do acompanhamento do trabalho.
Coleta de informações
Depois de elaborado o planejamento, é hora de colocar em prática aquilo que foi previsto durante o estudo.
A coleta das informações dos clientes e fornecedores é uma etapa de extrema importância, que precisa ser executada com atenção aos detalhes.
A empresa precisa solicitar o consentimento do cliente e do fornecedor quanto à coleta de informações, definir quais dados serão coletados (colete apenas dados estratégicos e úteis para a sua tomada de decisão), além de estabelecer boas práticas visando à coleta de informações corretas.
Além do cuidado com relação à veracidade dos dados, o gestor também precisa estar atento à atualização de dados. É necessário manter a base de dados atualizada e, para isso, será preciso definir estratégias específicas nesse sentido.
Uso de tecnologia
A tecnologia é uma grande aliada na gestão de dados de clientes e fornecedores. Ela pode auxiliar em todos os processos, desde o planejamento até a coleta e atualização dos dados.
Por isso, é interessante considerar o uso de ferramentas tecnológicas que facilitem esse trabalho. Além de reduzir a ocorrência de erros, elas otimizam a gestão e contribuem para a redução de custos com mão de obra.
Backup de dados
Por fim, não podemos deixar de falar em gerenciamento de dados sem citar a necessidade de previsão do backup de dados. Em alguns casos, pode ser necessário investir na realização de backups frequentes das informações.
Lembre-se sempre de avaliar com atenção as particularidades e demandas da sua empresa, estabelecendo as melhores práticas para alcançar alto nível de eficiência e segurança em todos os processos.
