A questão da produtividade é um tema bastante complexo e que envolve uma série de elementos para ser mantida adequadamente. Por isso, as empresas estão cada vez mais preocupadas em como estimular e aumentá-la.
Essa necessidade se tornou ainda mais urgente, sendo potencializada por conta da situação de pandemia que o mundo enfrenta, ao ter de trocar o trabalho do escritório por uma atuação remota e distante de acompanhamento físico e cotidiano.
Dessa maneira, é importante que os coordenadores das equipes e os empreendedores desenvolvam uma série de ações que ajudem os profissionais a trabalharem com empenho e garantir uma boa produtividade, que pode ser estimulada ou prejudicada pelas tecnologias.
Quando dizemos produtividade, não nos referimos apenas a quantidade de processos que são feitos em pouco tempo, mas as atividades feitas com qualidade, eficiência e com alto retorno e baixo retrabalho.
No presente artigo abordaremos como as empresas e coordenadores de equipes podem ajudar a trazer essa produtividade à tona, seja por meio da implantação de softwares como o CRM, ou mesmo por meio de campanhas diversas, como as bonificações. Acompanhe abaixo essas abordagens.
Entenda o ambiente
O mundo atual é cheio de possibilidades, principalmente por estar conectado e online a todo instante. Por conta desses inúmeros estímulos, é possível que a produtividade, que necessita de foco e atenção, decaia.
Nesse ponto, é importante conhecer o ambiente do seu local de trabalho, ou seja, compreender o que pode atrapalhar ou ajudar a equipe a ter maior concentração e realizar os processos com mais qualidade.
Em projetos de teletrabalho, é importante ressaltar com os profissionais a importância de disponibilizar um espaço para as atividades, de modo a manter o conforto e reduzir as distrações.
Portanto, o primeiro passo é identificar os gargalos da empresa e formas de acompanhar as atividades, como ferramentas de produtividade.
Basicamente, os gargalos são as atitudes ou situações que podem interferir na qualidade ou obtenção do resultado desejado (como uma venda) e identificá-lo evita que as operações e a produtividade sejam diminuídas.
Um dos grandes inimigos da produtividade é o que chamamos de retrabalho. O retrabalho acontece quando alguma parte da ação não foi feita de forma adequada, precisando ser refeito.
Alguns elementos que podem gerar retrabalho são:
Falta de treinamento adequado;
Pouco detalhamento das tarefas;
Ausência de padronização de processos;
Falta de revisão antes da entrega;
Falta de atenção adequada no processo.
Cada equipe ou empresa terá seus próprios gargalos, sendo esses citados acima um dos mais comuns, o que demanda conhecimento e contato do gerente para identificá-los e propor soluções junto à equipe.
Para que esses problemas possam ser resolvidos, abordaremos abaixo algumas dicas que podem ser aplicadas no cotidiano das equipes e que trarão mais produtividade.
Dicas para melhorar e aumentar a produtividade
Existem algumas dicas e atitudes que podem ser aplicadas e que trazem grandes resultados para as empresas.
Uma das mais conhecidas é o uso de um software de gestão empresarial, conhecido como CRM software portugues que garante que todas as partes da empresa possam ser vistas e administradas por meio do sistema – como os contatos com o cliente e desempenho dos funcionários.
Isso ajuda na melhor obtenção de dados, rapidez na análise e outros componentes extremamente essenciais para os processos e campanhas da empresa.
Além disso, abaixo entenderemos mais algumas dessas dicas que são muito importantes para ter uma equipe engajada e altamente produtiva.
1. Seja o mais detalhado possível
Algo que afeta a produtividade é o retrabalho e para evitá-lo é necessário que o detalhamento das atividades sejam feitas com maior esmero possível, bem como reciclagens podem ser necessárias para reforçar a importância de alguns passos nas tarefas.
Para isso, existem ferramentas e metodologias que permitem que as atividades e tarefas sejam detalhadas de modo que não haja nenhum prejuízo na transmissão da mensagem entre a equipe, podendo ser consultadas sempre que necessário, como documentos e manuais.
No entanto, uma dessas metodologias que vem se destacando é o estabelecimento de metas S.M.A.R.T, conforme a atividade desenvolvida.
Esse processo tem por objetivo detalhar objetivos, processos ou negócios por meio de algumas características como “específicas”, “mensuráveis”, “atingíveis” e “relevantes” – em inglês essas palavras forma o acrônimo S.M.A.R.T: specific, measurable, attainable, realistic e timebound.
Com isso, entende-se a importância de cada projeto e define-se tarefas que sejam realmente essenciais – de modo que sejam compreendidas e adotadas pela equipe.
2. Defina as responsabilidades
Um outro elemento que é muito importante para que a produtividade seja mantida dentro de uma equipe é saber delegar as responsabilidades de cada membro, bem como a capacidade individual (ou treinamento) para a identificação de atividades urgentes e essenciais.
Tarefas bem definidas evitam que informações sejam desencontradas e que o retrabalho aconteça.
3. Motive seus colaboradores
Um dos aspectos mais difíceis, porém, muito necessários é encontrar estratégias de motivação para os colaboradores.
Neste sentido, é preciso identificar alguns elementos que podem contribuir para isso, alguns dos mais comuns e eficientes são:
Bonificações;
Vale-cultura;
Oportunidades de crescimento;
Bolsas para treinamentos.
4. Revise os processos
Revisar os procedimentos, processos e métodos dentro da equipe é fundamental para que seja identificado o que pode atrapalhar o desempenho dos colaboradores e quais atividades cada profissional é mais especializado.
Assim, existem variadas técnicas que ajudam no processo de revisão, otimização e até melhor proveito dos espaços, como a técnica do 5S.
Basicamente, como o nome indica, essa técnica consiste na utilização de 5 ferramentas/processos, sendo eles:
Senso de Utilização (Seiri);
Senso de Organização (Seiton);
Senso de Limpeza (Seiso);
Senso de Padronização (Seiketsu);
Senso de Disciplina (Shitsuke).
Portanto, vimos que existem muitas dicas que podem ajudar a aumentar a produtividade da sua equipe.
Contudo, para que elas sejam mais efetivas é preciso conhecer bem a missão e objetivos da empresa, bem como o perfil dos profissionais e suas atividades, de modo a aplicar as melhores e mais efetivas técnicas de acordo com suas demandas.
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