A emissão de nota fiscal é uma atividade rotineira nas empresas. Mesmo assim, ainda é motivo de dúvidas e erros entre empreendedores.
Processo importante para evitar problemas com o Fisco e validar suas vendas de produto ou serviço, é um documento obrigatório. Atualmente, com a criação da nota fiscal eletrônica, a emissão está mais fácil e prática.
Mesmo assim, é preciso estar atento aos tipos de notas, softwares, autorizações e mudanças na legislação.
Para você não ter mais dúvidas, continue a leitura e veja como emitir nota fiscal eletrônica e a importância de usar o sistema correto.
O que é nota fiscal?
A nota fiscal é um documento fiscal onde a venda de um produto ou serviço é registrada.
Nela estão contidas informações importantes como emissor, destinatário, tipo de produto ou serviço, impostos, valores, entre outras.
Com base nesses dados o Fisco recolhe os tributos sobre as operações, portanto, a emissão de nota fiscal evita multas e demais problemas.
A emissão desse comprovante fiscal é obrigatória para empresas que contribuem para o ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) ou para o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
Além de regularizar as questões fiscais, a nota fiscal facilita diversos controles dentro da empresa, como a entrada e saída de produtos, impostos pagos e faturamento.
Para o consumidor, é o comprovante da compra, essencial para ter direito à garantia, troca ou devolução.
Nota fiscal eletrônica
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é a evolução do modelo tradicional antes em papel. Com ela, fica muito mais fácil e prático a emissão e o controle da fiscalização.
Esse modelo foi implantado gradativamente desde 2006 no Brasil.
Dentre as vantagens da emissão de nota fiscal eletrônica está a redução de gastos, maior controle fiscal e financeiro, e aumento da produtividade, afinal, é o uso de softwares que tornam o processo muito mais rápido.
A nota eletrônica também é uma forma de incentivar o empreendedor a adotar as novas tecnologias disponíveis no mercado, como exemplo o uso de um ERP para maior agilidade nos processos internos e externos do negócio.
Como emitir Nota Fiscal eletrônica?
Agora que você já sabe o que é nota fiscal, sua importância e vantagens, chegou a hora de o que é necessário para emitir nota fiscal eletrônica.
1. Descubra o tipo de nota que sua empresa precisa emitir
Existem diferentes tipos de notas baseadas nas atividades exercidas pelo seu negócio. Por isso, a primeira coisa é identificar qual tipo de nota sua empresa deve emitir.
As notas fiscais eletrônicas podem ser:
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): sempre que houver a comercialização de um produto;
Nota fiscal de serviço (NFS-e): sempre que houver cobrança por um serviço prestado.
Nota fiscal do consumidor (NFC-e): para as transações com consumidor final, utilizada no varejo.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): Em serviços de transporte de cargas entre municípios ou estados da federação.
Em caso de dúvida, consulte o seu contador para te ajudar a escolher o tipo de NF mais adequado.
2- Faça o cadastro junto à SEFAZ da sua região
Realize seu cadastro na SEFAZ, Secretaria de Estado da Fazenda, da sua região.
Esse órgão é estadual e cabe a ele a fiscalização, arrecadação, pagamento, controle e contabilização dos recursos públicos.
Informe-se no SEFAZ do seu estado as exigências para realizar a emissão da NF. Esse credenciamento é essencial para emitir notas de produto ou de consumidor.
Caso precise emitir a nota de serviço, o cadastro deverá ser efetuado na prefeitura da sua cidade.
3- Escolha o software ideal para emitir suas NF-e
Com a devida autorização do órgão responsável, chegou a hora de escolher o software emissor de nota fiscal eletrônica.
Para isso, você tem duas opções:
● Usar o emissor oficial do Sefaz (NF-e) ou da prefeitura (NFS-e);
● Utilizar um emissor próprio que seja integrado ao sistema do governo.
Embora os emissores do governo sejam gratuitos, eles não são integrados ao sistema de gestão da empresa e, dependendo do número de notas que precisa emitir, eles têm suas limitações.
Primeiro, no software do SEFAZ ou da prefeitura será necessário redigitar todos os dados. Segundo, as suas NFs ficam armazenadas lá e não no seu sistema, dificultando o acesso.
Terceiro, as informações da Nota Fiscal não estão integradas com seu financeiro, estoque, base de clientes, contador, sendo muito mais trabalhoso e passível de erros.
Felizmente, existem vários sistemas de gestão empresarial que emitem nota fiscal eletrônica.
É muito mais prático emitir notas fiscais utilizando um sistema ERP. Como ele já está abastecido com os dados da sua empresa, você simplifica a operação e ganha muito mais tempo.
Na prática, muita coisa é automatizada, como cadastro de produtos, controle do fluxo de caixa, estoque, pois esse sistema integra as diversas áreas da sua empresa.
Além disso, a versão eletrônica da sua nota fica armazenada e disponível facilmente no próprio sistema, facilitando inclusive o envio ao seu contador.
Não precisa se preocupar, o sistema de gestão ERP respeita todas as exigências legais do governo, é constantemente atualizado e calcula automaticamente os impostos.
São pequenas coisas que fazem total diferença para o melhor controle financeiro da empresa, rotina dos colaboradores, economia de tempo e dinheiro.
Agora que você já sabe disso, basta escolher o sistema ERP com emissão de NF com maior custo benefício e que mais se adequa ao seu negócio e ganhe em produtividade, gestão eficiente e, claro, mais vendas.
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