O gerenciamento de tarefas é uma atividade essencial dentro das empresas. Conforme a organização e número de projetos crescem, a complexidade também aumenta. Dessa forma, fica impossível trabalhar com eficiência sem uma gestão do trabalho adequada.
Um dos pontos mais importantes é definir objetivos claros e com metas palpáveis. Assim fica mais fácil para os colaboradores e gestores acompanharem os projetos. Aliás, as equipes trabalham melhor com metas claras.
O envolvimento dos integrantes da equipe não pode ser deixado de lado. Portanto, é muito importante que todos estejam na mesma “sintonia” durante o trabalho. Isso impede que tempo e dinheiro sejam jogados fora.
As ferramentas tecnológicas entram com peso, e não podemos deixar de lado o gerenciador de tarefas, um programa que com certeza vai ajudar muito sua empresa. Aliás, ele foi feito, justamente, para que tanto a comunicação interna quanto o acompanhamento das tarefas fossem beneficiados.
Por fim, temos a necessidade de deixar claro o que foi feito durante o projeto. Isso impede que trabalhos já concluídos sejam refeitos, algo que acontece — às vezes — até mesmo nas melhores equipes.
Vamos ver cada ação com mais detalhes?
Objetivos claros facilitam o gerenciamento de tarefas
Um dos maiores erros na hora de iniciar um projeto é, justamente, não estabelecer objetivos claros. De fato, a equipe trabalha sem rumo, o que certamente não é a melhor forma de atuação que existe.
Por isso, deixe claro quais são os objetivos do trabalho. Aliás, procure evitar ambiguidade e margem para interpretações errôneas. Para isso, você deve apresentar as informações de forma clara - mais vale ser objetivo do que usar palavras rebuscadas - usar exemplos também pode ser uma boa tática..
Se for um e-mail, tome cuidado com o português. É muito fácil gerar dúvidas em nosso idioma, mesmo quando redigimos sem nenhuma palavra complexa.
Outro ponto importante é relacionar o objetivo às atividades de cada colaborador. Assim nenhum deles ficará perdido durante a atividade, o que com certeza vai aumentar bastante a eficiência do trabalho.
Por fim, com cada colaborador com sua respectiva tarefa, basta organizar uma tabela com essas informações, como um gerenciador de tarefas simples.
Faça uma divisão adequada do trabalho
A divisão do trabalho é muito importante para manter um bom gerenciamento de tarefas. Em um projeto grande, vários colaboradores — e até freelancers — são colocados para desenvolver atividades. Não podemos deixar “cada um por si”.
Pegue o projeto e o divida em vários pedacinhos. Aliás, coloque o resultado final de cada pedacinho como uma “mini-meta” para cada colaborador. O ideal é que sejam metas semanais.
Após isso, basta colocar cada membro da equipe para trabalhar em uma área. Lembre-se de privilegiar a experiência do colaborador. As metodologias ágeis podem te ajudar nesse processo, pois coloca os funcionários na mesma página e permite que o fluxo de trabalho seja revisado com periodicidade.
Envolva toda a equipe durante o projeto
Algo que ajuda bastante no gerenciamento de tarefas é envolver toda a equipe no projeto que está em desenvolvimento. Incentivar o trabalho em equipe permite que os colaboradores tenham uma maior troca de informações, o que inclui dúvidas e sugestões.
Lembre-se que gerenciar tarefas significa compreender o desenvolvimento de cada elemento de um projeto; ou seja, saber exatamente onde cada colaborador está com relação à sua tarefa designada.
Uma equipe com pouco envolvimento pode se tornar fechada demais. Dessa forma, em caso de problemas durante o trabalho, os membros ficarão receosos e podem nem mesmo reportar o incidente. Aos poucos, os gestores perdem o controle do projeto e gera retrabalho.
Utilize ferramentas tecnológicas para organizar as atividades
As ferramentas tecnológicas vieram para revolucionar a forma como as empresas operam, não é verdade? Até mesmo o gerenciamento de tarefas foi aperfeiçoado pela tecnologia.
O armazenamento na nuvem pode servir como uma ferramenta para arquivar e compartilhar arquivos. Assim a gestão de processos fica mais simples. No entanto, ainda faltam recursos essenciais para que todas as informações fiquem à disposição dos gestores.
Usar um calendário digital também ajuda bastante na hora de gerenciar tarefas. Porém, assim como o armazenamento na nuvem, algumas opções importantes não são integradas ao programa.
Podemos dizer o mesmo sobre todas as ferramentas que você possa imaginar. Como resolver esse problema? Em resumo, uma categoria de ferramenta específica para gerenciamento de tarefas surgiu: os chamados gerenciadores de tarefas.
Com essa ferramenta na sua empresa, sua equipe e gestores nunca mais ficarão perdidos durante projetos complexos. Além disso, há uma grande economia de dinheiro, pois só há necessidade de assinar apenas um software de gestão— ao invés de vários separados.
Uma das enormes vantagens de um gerenciador de tarefas é, justamente, a capacidade de ver todo o fluxo de trabalho. De fato, os colaboradores precisam apenas enviar um link ou arquivo, e passar a tarefa para a próxima etapa.
Além disso, por causa da possibilidade de dividir todo o fluxo de trabalho, fica bastante claro o que já foi feito. Assim os membros da equipe não correm o risco de refazer algo que já está pronto.
Pronto, com essas ações você vai conseguir um ótimo gerenciamento de tarefas na sua empresa!
