Como proprietário de uma pequena empresa, você deve sempre se esforçar para melhorar a eficiência de seu local de trabalho, portanto deve possuir uma ferramenta ou recurso que o ajude a realizar essa tarefa.
A simplificação dos processos dentro de sua empresa também pode ajudar sua equipe a aumentar a produtividade, e mais produtividade significa mais vendas. Uma ferramenta a ser considerada é um fluxograma online simples e fácil, que é uma representação pictórica ou gráfica de um processo.
Os usos de fluxogramas são numerosos em indústrias, como entretenimento, engenharia, ciências físicas e programação de computadores. O objetivo dos fluxogramas é comunicar como um processo funciona ou deve funcionar sem qualquer jargão técnico confuso. Compreender os principais usos dos fluxogramas pode ajudar sua empresa a funcionar em alto nível.
Definir um Processo de Trabalho
Um dos usos mais importantes dos fluxogramas é descrever por meio de imagens como um processo é executado do início ao fim, normalmente em ordem sequencial.
Um diagrama de fluxo de processo é frequentemente usado em treinamento para documentar um processo existente ou para avaliar a eficiência desse processo. Por exemplo, se você não tiver certeza se um processo específico vale o seu tempo e esforço, um diagrama de fluxo do processo pode revelar gargalos ou duplicação de tarefas.
Você pode adicionar símbolos ao diagrama de fluxo do processo em que cada símbolo representa uma pessoa ou grupo responsável por uma tarefa, decisão ou saída. Sua equipe de gerenciamento pode então determinar se alguma equipe está sobrecarregada ou se algumas equipes não são necessárias para o processo.
Avaliar o tempo das tarefas
Outro propósito importante dos fluxogramas é identificar quanto tempo leva para concluir cada tarefa em um processo específico. Normalmente, esses gráficos são lineares e lidos da esquerda para a direita.
Você pode adicionar colunas ao gráfico de tempo para indicar como cronometrar cada tarefa, para que possa avaliar as tarefas dentro do processo em relação ao tempo. Isso é realmente útil quando você está analisando tarefas e processos orientados a prazos, porque o gráfico mostra as áreas em que as tarefas exigem mais eficiência e as áreas nas quais a conclusão de uma tarefa depende da conclusão de outra.
Os fluxogramas que analisam o tempo são especialmente úteis quando várias equipes são necessárias em um projeto, e a comunicação é essencial para a conclusão desse projeto. Entender quanto tempo leva cada processo ajuda os membros da equipe a entender como fazer melhor uso de seu dia de trabalho.
Resolver e corrigir problemas
É difícil corrigir bugs e problemas no fluxo de trabalho se você não sabe o que deu errado e em que estágio do processo deu errado. É por isso que a solução de problemas é uma finalidade vital do fluxograma.
Para criar um fluxograma de solução de problemas, normalmente você começa identificando o problema e escrevendo esse problema em uma caixa no topo do fluxograma. Em seguida, você desenha uma seta nas caixas com diferentes motivos possíveis para esse problema e, em seguida, nas caixas para as soluções possíveis, com base no problema identificado.
Por exemplo, se você identificou o problema como insatisfação com o seu processo de atendimento ao cliente depois da pandemia, você poderia, então, sugerir diferentes motivos para essa insatisfação, que podem incluir longos tempos de espera por telefonemas, insatisfação com os prazos de entrega, insatisfação com o conhecimento de seus representantes de atendimento ao cliente ou a percepção de que seus representantes são rudes e inúteis.
Em cada uma dessas caixas, você desenvolveria uma solução possível que abordasse especificamente o motivo da insatisfação de seus clientes. Este é apenas um exemplo de como criar um fluxograma de solução de problemas. Alguns proprietários de empresas gostam de usar um modelo verdadeiro ou falso no qual os problemas são tratados com base em declarações verdadeiras ou falsas simples que são escritas em caixas no gráfico.
