Quase 90% das pessoas que me procuram, seja mandando um email ou ligando, é porque estão se sentindo sufocadas pela desordem.
Algumas pessoas ficam satisfeitas com alguma solução rápida, alguém que simplesmente vá até elas, limpe o escritório, arquive a papelada e deixe tudo organizado.
Já outros valorizam a oportunidade de encontrar soluções duradouras para administrar a papelada, a correspondência e outros documentos.
Ou seja, algumas pessoas querem apenas um curativo rápido para os sintomas, enquanto outros estão dispostos a
identificar o que está por trás de suas dificuldades e assim serem capazes de desenvolver soluções definitivas para seus problemas de produtividade.
A partir desse conceito, uma coisa fica evidente: as pessoas raramente estão prontas para lidar com as outras questões, como a desorganização eletrônica e a má administração do tempo, se antes não solucionarem a questão da desorganização espacial.
Quando comecei a me dedicar a produtividade, fiquei entusiasmado ao me dar conta de que havia uma série de etapas a seguir quando se tratava de apresentar as várias estratégias para alcançar a organização espacial, eletrônica, e assim por diante. Eu me senti como se tivesse feito uma grande descoberta.
Conversando com um amigo sobre o assunto, comecei a sondá-lo em busca de sugestões sobre como explicar esse processo aos meus futuros clientes, ao que ele respondeu, em tom tranquilo:
– Você já ouviu falar na pirâmide de Maslow?
A PIRÂMIDE DE MASLOW
A menos que você tenha estudado administração, psicologia, sociologia ou alguma outra área do conhecimento centrada no comportamento humano, é provável que só conheça por alto a hierarquia das necessidades de Maslow.
Assim como eu, você não deve ter passado muito tempo
aplicando essa teoria no mundo real. Em 1943, pesquisando sobre o que motiva as pessoas, Abraham Maslow identificou que há uma ordem lógica de necessidades a serem satisfeitas antes que as pessoas se sintam dispostas a lidar com as necessidades do nível seguinte.
Ele identificou cinco níveis de necessidades, começando com as mais essenciais:
1. Necessidades fisiológicas.
As necessidades humanas mais básicas são aquelas essenciais para a sobrevivência, como ar, comida, água, abrigo, sexo e sono. As pessoas precisam satisfazê-las antes de se sentirem motivadas a pensar nas do próximo nível.
2. Segurança.
Depois de satisfeitas as necessidades fisiológicas, a segurança se torna importante. Aqui estão incluídas a segurança pessoal e financeira, além da saúde e do bem-estar.
3. Afeto/Convívio social.
A seguir, na hierarquia das necessidades que nos motivam, estão os relacionamentos – com colegas de trabalho, amigos, familiares e parceiros amorosos.
4. Autoestima.
Tanto a autoestima quanto o reconhecimento por parte dos outros estão incluídos entre as necessidades deste nível.
5. Realização pessoal.
O nível mais alto das necessidades que motivam as pessoas é a realização plena de seu potencial individual.
Em geral, a teoria da hierarquia das necessidades de Maslow é representada na forma de uma pirâmide, com as necessidades mais essenciais situadas no nível mais baixo. A Figura acima ilustra as relações entre os diferentes tipos de necessidades.
Por exemplo, as pessoas que não se sentem amadas nem se consideram parte integrante de algo maior (nível 3) não terão autoestima nem conseguirão enxergar o respeito que os outros dedicam a elas (nível 4).
Os indivíduos precisam atender às demandas do nível anterior, começando com as fisiológicas, para só depois seguirem adiante na pirâmide e satisfazer as necessidades subsequentes.
Agora você deve estar pensando:
-Thalis, o que a piramide de Maslow tem haver com produtividade e organização?
Você já imaginou como seria, aplicar a piramide de Maslow a produtividade?
A estratégia para alcançar uma vida mais produtiva segue um padrão semelhante. É preciso dominar as competências de um nível antes de partir para os seguintes.
A PIRÂMIDE DE PRODUTIVIDADE DE ALTA PERFORMANCE
O conceito da Pirâmide de Produtividade de Alta Performance define as relações motivacionais entre cinco áreas da produtividade.
É uma abordagem holística e abrangente que começa com a otimização dos sistemas organizacionais básicos e avança pirâmide acima, na direção do desenvolvimento de metas para diferentes possibilidades na sua vida.
Para aqueles que procuram aumentar sua produtividade,
o sistema da Pirâmide de Produtividade de Alta Performance é uma estrutura única e comprovada que serve como ferramenta para guiá-los ao longo do processo de alinhamento de suas atividades diárias aos seus objetivos e metas.
Os cinco níveis da Pirâmide da Produtividade de Alta Performance, começando com o nível mais básico, são:
1. Organização espacial.
O processo começa lidando com o acúmulo de documentos, revistas, correspondências, papéis e livros. No mundo corporativo, essa é a necessidade mais básica no caminho para o aumento da produtividade.
2 Organização eletrônica.
É indispensável para o sucesso no nível seguinte que você disponha de sistemas para ordenar suas informações on-line – todos os recursos de comunicação, armazenamento e recuperação de informações em meio eletrônico. Eu utilizo para minha organização pessoal o EVERNOTE.
3. Gerenciamento do tempo.
Esta é a necessidade mais comum associada à produtividade. O gerenciamento do tempo envolve a administração de tarefas e compromissos, listas de afazeres,
agendas e tudo o que se faz no dia a dia.
4. Alinhamento entre atividades e objetivos.
As tarefas nesse nível são definir metas profissionais e
pessoais e adequar as atividades do seu dia a dia à realização desses objetivos. (Seja profissional)
5. Possibilidade.
Assim como a realização pessoal na hierarquia de Maslow, o quinto nível da Pirâmide da Produtividade de Alta Performance é consequência do domínio dos quatro níveis anteriores.
O nível 5 não é algo a ser alcançado ou um lugar onde permanecer: em vez disso, possibilidade é o processo contínuo de questionamento e definição de metas em busca da realização plena de seu potencial individual.
A Pirâmide da Produtividade de Alta Performance ilustra a maneira como se desenvolve a produtividade, nível a nível. Embora seja uma série de cinco níveis (veja Figura abaixo), ela nem sempre é um caminho linear.
Levando em conta o corre-corre da vida, as distrações do dia a dia e a evolução constante do mundo físico e eletrônico, sempre haverá meios de melhorar a produtividade.
Mesmo depois de dominar um determinado nível de produtividade, sempre é útil voltar aos níveis anteriores de vez em quando.
É fácil ter recaídas e retomar velhos hábitos, sobretudo quando a vida fica muito atribulada. Por isso é importante verificar constantemente se você continua aplicando os sistemas de organização.
Considerando principalmente a velocidade de evolução da tecnologia, uma ferramenta que tenha funcionado muito bem durante algum tempo pode se tornar inútil com o lançamento de um novo aplicativo ou programa mais adequado a seus métodos de gerenciamento do tempo e de suas informações eletrônicas.
Novas estratégias e habilidades também costumam trazer consigo novos métodos para aumentar a sua produtividade. À medida que a natureza dos seus objetivos e as atividades daí resultantes mudam, é provável que você precise adotar outros sistemas para lidar com as mudanças em sua rotina.
Na maioria dos casos, quando paramos para aplicar a piramide, as necessidades mais urgentes para melhorar a produtividade rapidamente se tornam aparentes.
Já as demandas mais específicas e os resultados do processo serão tão diversos quanto as pessoas que estão empreendendo sua própria jornada em direção à produtividade máxima. O caminho pode não ser fácil.
O Desafio de Mudança!
Para a maioria, a mudança é desafiadora. Transformar sua rotina, deve ser algo constante!
Antes de mudar ou começar do zero, você precisa planejar por exemplo: o novo ambiente de forma a atender às necessidades de seu negócio em crescimento.
Para começar, monte uma estrutura espacial bem planejada, com prateleiras, arquivos e estantes, tudo de acordo com suas necessidades, você pode alugar uma sala comercial ou usar um quarto em sua casa para criar um escritório.
Revise o seu sistema de classificação e arquivamento de documentos. Examine os arquivos eletrônicos da empresa e desenvolva sistemas de arquivamento on-line semelhantes aos físicos.
Crie uma ferramenta eletrônica de planejamento compartilhada (sistema ERP, Skype, Evernote) por todos os funcionários e desenvolva processos e sistemas para treinamento dos recém-contratados.
Lembre-se, de nada adiantará se você não estiver hapto a mudar, todo o esforço será em vão. Então nos próximos artigos falaremos sobre Mindset.
Comprometa-se com o processo, caso contrário você nunca será capaz de identificar quais outras mudanças o ajudariam a ser mais produtivo e alcançar seus maiores objetivos.
Como escalar a Pirâmide de Produtividade?
Bom, serei breve aqui, e nos próximos artigos entraremos afunda na prática.
Faça as seguintes perguntas a você mesmo:
– Como você organiza o seu dia?
– O que faz em um dia de trabalho?
– Que sistema de planejamento você usa?
Agora analise suas respostas. Será que você utiliza algum processo para se organizar que seja muito complicado?
Se sim você está perdendo muito tempo, e eu lhe desafio a simplificar o processo e comparar ao longo de uma semana. Você vai perceber que simplificando o processo de organização ao fim da semana você terá feito mais tarefas em menos tempo.
Agora se você não tem nenhum processo de organização, comece já a planejar um, caso contrário estará fadado ao insucesso!
Agora vamos otimizar o seu gerenciamento de tempo.
Defina uma meta: Gostaria de reduzir de 50 horas de trabalho por semana, para 30 horas e manter a mesma produtividade.
Um passo para inciar este processo é delegar mais tarefas, e não querer fazer tudo sozinho sempre.
Agora vou te perguntar:
Agora que está trabalhando só 30 horas por semana, o que você vai fazer com as 20 horas que sobraram? Se não tiver uma ideia do que quer fazer, acabará desperdiçando-as… E depois nem saberá o que fez com elas.
Atinja o nível 5 da piramide (Possibilidade): Um dos exercícios desse nível consiste em fazer relatórios de
tempo. Assim você pode ver com clareza como está gastando o próprio tempo e dedicar essas 20 horas às atividades que considere importantes.
Mas antes de tudo você precisava definir que atividades seriam essas. A partir daí, será capaz de alinhar suas atividades aos seus objetivos, sabendo que destinaria esse tempo a escrever em seu diário, cultivar relacionamentos e dedicar-se a outras atividades específicas que são importantes para você, mas para as quais antes não tinha tempo.
O campo da possibilidade, ou a plena realização do seu potencial, é um trabalho constante. É preciso reezaminar seus objetivos de vez em quando para ter certeza de que eles não mudaram e ainda são o que você realmente quer. É fácil recair nos velhos hábitos e comportamentos, desviando-se daquilo que considera mais importante.
Podemos aprender várias lições até aqui:
• Nem sempre podemos ter certeza sobre qual é o melhor nível para começar. Quais habilidades você já dominou e quais ainda pode desenvolver para ser mais produtivo?
• Mesmo que já tenha dominado algum dos níveis, sempre haverá novas habilidades a aprender. Você poderá voltar aos anteriores. Uma boa ideia é verificar de tempos em tempos seu desempenho em cada nível de produtividade para ver se você está sendo o mais eficiente possível.
• Possibilidade e alinhamento entre atividades e objetivos são processos permanentes e fazem parte de um exercício contínuo cujo intuito é ajudá-lo a se certificar de que está alcançando suas principais metas.
Nem todo mundo começa pelo primeiro nível. As pessoas têm diferentes necessidades no caminho para melhorar sua produtividade, e é por isso que cada um avança em seu próprio ritmo.
Vale a pena analisar e aprimorar suas habilidades ao longo dos quatro primeiros níveis. As recompensas por alcançar a Produtividade de Alta Performance são valiosas. Você terá acesso a oportunidades capazes de transformar sua carreira e revolucionar sua vida.
Atingir o nível de possibilidade significa que, em vez de passar todo o tempo reagindo a crises, você estará no controle de sua própria vida, trabalhando naquilo que considera mais importante, num ambiente organizado e propício para ajudá-lo a produzir mais e melhor, você poderá alcançar seus objetivos.
O primeiro passo é identificar o que precisa aprimorar – ou seja, em que nível da pirâmide deve iniciar o caminho para a Produtividade de Alta Performance.
