Na implantação do BI, assim como qualquer outro sistema informatizado ou não, sempre existem aqueles que enxergam as mudanças como um risco à sua posição na organização ou uma complicação a mais para a execução de suas tarefas.
Sem dúvida existem particularidades em cada empresa que diferenciam um pouco o cenário. Fatores como a política de utilização e a abrangência que o BI terá dentro da organização influenciam diretamente sobre o nível de resistência que os usuários terão em utilizar a ferramenta e o quanto trabalharão de forma cooperativa com o seu desenvolvimento.
Quando se define que o BI será utilizado apenas pela alta administração, provavelmente haverá pouca ou nenhuma resistência, porém, quando se envolve diversas áreas da empresa, alguns cuidados podem ser muito úteis para minimizar aquelas situações em que alguns funcionários vivem reclamando do sistema e dificultando a vida da equipe de desenvolvimento inclusive influenciando negativamente outras pessoas da equipe.
Gostaria aqui de deixar algumas dicas que me foram muito úteis para minimizar a resistência ao uso do BI e ampliar sua abrangência. Se desejar, assista também este vídeo no youtube.
1 - Procure resolver algum problema crítico de informação que demande bastante esforço.
Sabe aquelas planilhas para apresentação de resultados que todo mês precisam ser alimentadas e geralmente movimentam todo mundo do setor. E de última hora? Atender a essa demanda pode ser um bom começo e você resolve um ponto de stress recorrente e garante melhor qualidade e precisão das informações.
Com isso você consegue resolver diversos problemas ao mesmo tempo e de brinde ganha alguns adeptos ao sistema que começarão a enxerga-lo como um aliado por terem um problemão resolvido.
2 - Entregue mais do que foi pedido.
Como no início quase ninguém dentro da organização conhece ou já utilizou sistemas de BI, as pessoas normalmente geram demandas baseadas no seu conhecimento sobre os demais sistemas da empresa.
Softwares de BI, na sua grande maioria, possuem recursos extraordinários para apresentação das informações de uma forma simples e ao mesmo tempo completa. Utilize esses recursos e o fato de ter uma visão mais ampla dos dados para "encantar" o cliente. Quando me refiro a ter uma visão mais ampla dos dados, quero trazer a lembrança que, quem trabalha com o tratamento das informações para disponibilizá-las no BI, precisa conhecer em detalhes as fontes de informações, e isso o coloca um passo a frente da grande maioria dos usuários do BI. Você pode extrair algumas informações que os usuários nem sabem que é possível ou que existem.
Que fique bem claro que não quero dizer que você deve encher a tela de gráficos bonitinhos e inúteis ou planilhas coloridas que não dizem nada. É preciso ter sempre em mente que o foco principal do BI é trazer conhecimento para a empresa. Cuidar da parte estética dos painéis é importante, mas primeiro preocupe-se com a clareza, objetividade e simplicidade das informações disponibilizadas.
Quando um gerente pede um relatório que totalize as vendas mensais por filial você pode acrescentar, num mesmo painel, um gráfico com a evolução dos últimos cinco anos das vendas por filial e uma tabela com o ranking dos produtos mais vendidos. Acrescente também um gráfico de velocímetro para cada filial indicando a posição em relação ao atingimento da meta de vendas no mês.
Este é apenas um exemplo para mostrar que você pode entregar mais resultado do que a expectativa inicial do "cliente".
Deve-se também explorar bastante o conceito de cubos, mostrando a mesma informação por diversos ângulos (dimensões). Isso ajuda muito a encontrar respostas a perguntas que nem mesmo ainda foram feitas, ou seja, quem analisa a informação através de um painel bem completo, consegue enxergar situações que nem mesmo fazia ideia que ocorriam.
Seguindo estas dicas você consegue que o BI receba elogios em vez de críticas. Porém, com o passar do tempo, as pessoas começam a conhecer melhor os recursos disponíveis na ferramenta e alguns se dão o direito de começar a "viajar" na hora de gerar novas demandas e passam a testar o nível de conhecimento e a criatividade do analista desenvolvedor. Particularmente acho isso desafiador e gratificante. Demora certo tempo para chegar nessa fase, mas até lá você provavelmente já terá vencido a maior parte das resistências ou todas elas.
3 - Crie um menu de acesso às informações que tenha uma sequencia lógica, seja claro e escalonável.
Num BI tradicional ou misto (aquele em que desenvolvedores de TI disponibilizam a maior parte das informações), você precisa disponibilizar os relatórios de forma muito bem organizada. Procure criar um projeto de como o sistema se comportará como um todo e defina algumas regras de organização antes de iniciar o desenvolvimento.
Isso é muito importante para que os usuários não se percam na navegação dentro do BI, o que não é nada difícil de ocorrer. Como o número de relatórios, gráficos, planilhas e KPIs podem aumentar consideravelmente com o uso do BI pelos diversos setores da organização, é comum que chegue a um ponto em que assuntos semelhantes estejam em relatórios distintos e a navegação para acesso às informações comece ficar confuso.
Algumas vezes ouvi reclamações de pessoas que sabiam que já tinham visto um determinado relatório, mas que não conseguiam mais encontrá-lo. Isso gera um pouco de descrédito em relação à ferramenta e dá uma impressão de desorganização.
Antes de partirmos para os detalhes, cabe uma observação que, para organizar o menu de acessos, você primeiro precisa ter uma percepção de qual abrangência que o BI terá na organização, principalmente para ter uma previsão de qual o tamanho que ele terá.
A seguir explico com maiores detalhes o que e como isso pode ser feito.
3.1 - Menu baseado em gráficos ou tabelas.
A ideia é desenvolver um painel inicial com gráficos reduzidos para cada assunto ou departamento, o qual funcionará como link para um segundo painel que terá os demais relatórios específicos daquele departamento ou assunto. Este segundo painel também pode ser composto por gráficos ou tabelas. Dependendo da quantidade de relatórios ou gráficos em cada área, pode ser necessário mais de um nível de menu. Por exemplo: no primeiro nível você tem um gráfico que representa um departamento o qual direciona a um sub-menu com os setores desse departamento. Se o BI for dividido por assuntos em vez de departamentos, pode haver sub-nível de assuntos também.
Essa técnica dá um pouco de trabalho, principalmente para organizar o “dashboard menu” porque você precisará eleger um gráfico que melhor represente cada assunto ou o departamento e precisa seguir sempre uma lógica semelhante para que os usuários não se percam na navegação. Recomendo também que use dois ou no máximo três níveis de detalhamento senão começa ficar confuso.
3.2 - menu lateral ou superior
Você pode criar um menu lateral ou na parte superior do painel com links para cada área ou assunto com sub-níveis até chegar no link do relatório específico. Lembrando que nesse modelo também precisa seguir uma sequencia lógica, clara para não confundir.
3.3 - painel com ícones
Neste modelo, cria-se um painel onde os assuntos ou departamentos serão representados por ícones que darão acesso aos demais níveis de informação. Aqui também vale a recomendação de utilizar no máximo dois ou três viveis de detalhamento.
Particularmente acho interessante utilizar um misto de menu lateral ou superior com um painel central baseado em gráficos contendo alguns indicadores principais, dando mais praticidade à navegação e melhor visual.
4 - Evite muitos níveis de drill down.
O recurso de drill down é muito útil, porém pode causar confusão se houverem muitos níveis de detalhamento. Dois níveis normalmente são mais do que suficiente.
Um exemplo do que estou dizendo seria a utilização de uma dimensão de Endereço. A estrutura dessa dimensão poderia ser:
País => Estado => Município => Bairro => Rua.
Pelo recurso de drill você poderia construir um relatório ou gráfico totalizador por país que desça ao nível de Estado, depois por município, em seguida por bairro e por fim no detalhe de Endereço.
Na maioria das vezes não é muito agradável nem necessário ficar navegando entre esses níveis. É interessante colocar um filtro para o país e criar um totalizador por Estado descendo se necessário ao nível de Município. Se o foco é analisar por bairro, permita filtrar o estado e ir direto ao município desejado, totalizando os dados por bairro.
Este cuidado é muito importante quando a análise é utilizada para apresentação em reuniões. Torna-se cansativo e antiprodutivo ficar navegando em níveis de informação que não são o foco da Reunião.
5 - Crie uma área de informação dos critérios de cada relatório.
Disponibilize em cada dashboard, de forma bem visível, as principais regras de dados do(s) relatório(s). Os dashboards que são utilizados por diversas pessoas podem ter interpretações diferentes o que pode ser prejudicial. Interpretar erroneamente uma informação correta é a mesma coisa que a informação estar errada.
Essa informação sobre as regras precisa ser mais direta possível, sem rodeios para que as pessoas leiam. Você pode colocar um ícone com um ponto de interrogação no canto superior direito da tela que, ao passar o mouse sobre ele, apareçam as regras. É interessante não sair da tela para ver as regras.
Só como exemplo, se um relatório estiver mostrando o volume de vendas separadas por mês, você pode colocar a informação se os dados mostrados são até o dia anterior, em tempo real ou esteja mostrando apenas até o mês fechado. Também se são vendas a prazo, a vista ou ambas.
6 - Utilize filtros múltiplos.
Filtros bem organizados permitem que um mesmo relatório possa ser personalizado em tempo real para necessidades semelhantes em ves de criar diversos relatórios utilizando as mesmas informações.
As vezes um mesmo dashboard pode ser alterado para atender novas demandas. Normalmente ao longo do tempo recebemos demandas que aparentam ser para a criacão de novós relatórios, mas com um pouco de criatividade é possível alterar um já existente para atender a nova demanda.
Isso é importante por dois motivos básicos. Primeiro para simplificar a estrutura do BI, lembre que relatórios semelhantes geram dúvidas. Segundo para facilitar a manutenção pois é fácil de ocorrerem divergências entre relatórios semelhantes mas com filtros ligeiramente diferentes.
São estas as dicas que eu gostaria de deixar, e se você quiser comentar ou perguntar algo sobre o assunto será um prazer responder.
