Muito se tem falado ultimamente sobre BI self-service e as principais desenvolvedoras de softwares de Business Intelligence estão trabalhando arduamente para disponibilizar ferramentas cada vez mais intuitivas e descomplicadas.
O intuito desta tática, é que os gestores das organizações possam obter informações de maneira ágil sem muita dependência da área de TI para desenvolver seus dashboards ou mesmo para tirar dúvidas ou fazer algumas simulações rápidas.
Há um ganho razoável na agilidade de obtenção das informações, porém cada modelo tem seus prós e contras. Mas então qual o modelo mais adequado para sua organização?
BI self-service pode trazer agilidade na obtenção de informações, porém, dependendo da organização, os gestores não têm tempo ou disposição para ficarem desenvolvendo dashboards ou fazendo simulações. Outros ficariam muito restritos nas suas análises devido a conhecer pouco sobre a ferramenta, ou desconhecer muitos de seus recursos disponíveis, já que seu conhecimento é mais voltado a gestão da empresa e não em TI.
Vou discorrer sobre algumas questões que devem ser levadas em conta na escolha do melhor modelo a ser adotado.
1 – Ferramentas de BI
A grande maioria dos softwares de BI é preparada para o auto serviço.
Alguns softwares são mais robustos, destinados a empresas de maior porte, o que demanda um conhecimento maior do desenvolvedor, porém possibilitam maior controle de acesso e maior governança sobre os dados. Neste caso é muito importante levar em consideração as questões de validação dos dados, backup do sistema, gerenciamento de usuários, segurança das informações, escalonamento entre outros.
Normalmente, em organizações de maior porte, o sistema de BI envolve diversas áreas da empresa, como produção, vendas, estoque, RH, controle financeiro etc. Assim sendo, torna-se necessário que haja pelo menos um responsável pelo desenvolvimento e manutenção do sistema, tendo em vista que empresas maiores normalmente comportam um setor de TI com vários analistas.
Outros softwares são mais voltados ao uso em pequenas organizações, onde um dos gestores ou o próprio dono consegue importar planilhas do excel ou arquivos csv e realizar análises que o auxiliem na tomada de decisões com extrema facilidade e rapidez. Esta mesma facilidade pode ser utilizada por gestores de empresas maiores e que desejam ter maior flexibilidade e rapidez nas análises de seus dados.
Deve-se neste caso analisar o custo-benefício da ferramenta assim como a que melhor se adapta às necessidades da empresa.
O próprio Excel, com um pouco de conhecimento mais avançado, pode ser utilizado em pequenas empresas como sistema de BI com grande flexibilidade sem depender de ferramentas caras. Adquirir um software de BI só para ter um “Excel” mais bonitinho não vale a pena.
2 – Abrangência de utilização do BI
Softwares de BI muitas vezes são vistos como sistemas voltados especificamente para alta administração e áreas mais gerenciais da organização, porém estas ferramentas podem ser largamente utilizadas para gestão das atividades operacionais, sendo que seus recursos complementam de forma muito produtiva os sistemas já existentes na empresa.
Um sistema de Business Intelligence bem abrangente pode, por exemplo, fornecer informações de gestão financeira e projeções de vendas para a alta administração e ao mesmo tempo ser utilizada pelo departamento de compras para identificar os produtos que estão com estoque baixo. Mostra ao gerente de RH a evolução da quantidade de horas extras mensais por departamento, possibilitando melhor dimensionamento do quadro de funcionários e também pode permitir ao setor de entregas visualizar os pedidos a serem entregues agrupados por bairro, melhorando a eficácia das entregas e reduzindo custos.
No caso de sistemas mais abrangentes, torna-se necessário que um analista mais experiente desenvolva relatórios para as mais diversas áreas da empresa, já que a demanda de tempo e treinamento para que cada um desenvolva suas próprias análises pode tornar o sistema quase inviável.
A opção por um BI self service deve levar em conta a quantidade de usuários e o nível de conhecimento em relação sistemas computacionais. Se ficar restrito à alta administração e gerentes, normalmente são pessoas mais familiarizadas com planilhas, porém se o sistema for disponibilizado às áreas operacionais, deixar os relatórios prontos e de fácil acesso é mais indicado.
No caso de disponibilizar o acesso de forma abrangente, o ideal é que se adote o modelo hibrido, ou seja, que os usuários que tiverem mais facilidade com o sistema possam realizar análises em suas áreas de interesse, assim como seja disponibilizado um painel ou menu de acesso contendo relatórios prontos para as demais áreas.
É importante que o responsável pela implantação e manutenção do sistema de BI procure identificar essas características nos usuários. Muitas vezes a alta administração da empresa não tem disponibilidade para realizar as análises self-service e requerem que as informações gerenciais e estratégicas estejam disponíveis para sua tomada de decisão. Em outros posts estarei discorrendo sobre as principais características dos dashboards para as áreas de gestão e operacionais.
3 – Níveis de complexidade das informações
Dependendo do tipo e da estrutura da empresa, pode ser que exista uma gama muito grande de informações que precisam ser disponibilizadas no BI tornando a construção de relatórios mais complexa, principalmente no que diz respeito às filtros que precisam ser aplicados para que a informação reflita com precisão o que se deseja.
Quanto mais complexas forem as regras dos dados, maiores serão as chances de que uma pessoa que não estiver muito por dentro destas regras traga informações imprecisas ou que interprete erroneamente a informação que está visualizando.
Uma boa prática, quando o sistema de BI é híbrido, é identificar juntamente com os usuários que utilizarão o auto serviço, quais as informações que serão necessárias e qual a interpretação que eles dão à mesma informação, de maneira a deixar disponível para estes usuários somente as informações que necessitarão para suas análises e certifique-se de que as regras aplicadas aos dados estejam simplificadas muito claras . É comum gestores receberem uma determinada informação e, devido a falta de conhecerem todas as regras aplicadas, apresentam-na com uma interpretação totalmente equivocada.
