Administrar o tempo não é apenas uma questão relacionada à produtividade no trabalho, mas um princípio básico para se viver bem.
Os dias têm a mesma duração para todos, ricos ou pobres, jovens ou velhos, brasileiros ou estrangeiros. Entretanto, o tempo não é aproveitado por todos com igual intensidade, pois alguns conseguem realizar coisas extraordinárias enquanto outros apenas vêem “o tempo passar”.
Pessoas que até conhecem boas práticas para administração do tempo , mas que não conseguem efetivá-las em suas vidas, seja por desorganização, comodismo ou objetivos pouco claros . A certeza é que este mesmo homem que criou as unidades de tempo hoje se sente escravizado pelo próprio relógio que ajudou a inventar.
É só olhar ao redor para perceber que as pessoas transformaram o viver freneticamente num modo de encarar seus dias . “Não tenho tempo pra nada” transformou-se numa afirmação de quem se sente bem-sucedido, quando deveria ser encarada como uma frase de insatisfação perante o descontrole de seu recurso mais precioso: o tempo. Para tais pessoas, é inadmissível que o computador leve mais de um minuto para abrir seus programas ou que o elevador do prédio esteja congestionado pela manhã, por exemplo.
Todavia, engana-se quem pensa que tais pessoas realmente alcançaram êxito. Muitos não têm espaço em suas agendas para jantar com a família, fazer um curso de especialização, praticar o esporte predileto ou tirar férias e daqui a alguns anos perceberão que abriram mão de seus sonhos para se dedicarem a tarefas secundárias . A vantagem é que você não precisa ser como eles, você pode dominar o seu tempo.
Compreenda a Matriz do Tempo
A administração do tempo passa, necessariamente, pela compreensão do que significam os termos urgência e importância dentro das quatro categorias de utilização do tempo:IMPORTANTE E URGENTE
URGENTE, MAS NÃO IMPORTANTE
IMPORTANTE, MAS NÃO URGENTE
NEM IMPORTANTE E NEM URGENTE
1) Importante e Urgente : Diz respeito às tarefas que devem obrigatoriamente ser executadas e de forma imediata. Conseqüentemente, são prioritárias em relação a quaisquer outras e a elas não cabe justificativas para atraso.
2) Importante, Mas Não Urgente : Categoria que separa as pessoas eficientes das ineficientes e, por isto mesmo, requer atenção redobrada. Grande parte das coisas importantes na vida não são urgentes, ou seja, pode-se realizá-las agora ou deixar para depois, como é o caso de um curso de idiomas, uma viagem para o exterior ou o projeto de expansão da empresa que está em suas mãos. O problema é que tais objetivos geralmente são trocados por atividades urgentes e mais adiante também continuarão a serem importantes, porém a partir daí também urgentes.
3) Urgente, Mas Não Importante : Neste quadrante estão aquelas atividades que precisam ser executadas agora, mas que não trarão alta alavancagem para a sua carreira , por exemplo. Como geralmente são importantes para outras pessoas, você tende a não recusa-las e fica repleto de compromissos que não trarão benefício algum para seus objetivos prioritários. A grande saída, neste caso, é delegar tais tarefas a terceiros e motivá-los para que realizem o serviço tão bem quanto você.
4) Nem Importante e Nem Urgente . Aqui se encaixam as atividades que também poderiam ser intituladas “tempo perdido”. É o caso de alguém que tem uma série de tarefas para realizar em seu trabalho, mas não resolve nada porque lê todo o noticiário esportivo da internet ou ainda aquela pessoa que sai para tomar dez cafezinhos por dia e depois reclama que está apurado com uma série de coisas a fazer.
Defina metas e objetivos
Todos os grandes especialistas neste tema são taxativos ao afirmarem que a definição de metas e objetivos claros leva as pessoas a uma maior administração de suas vidas e, por conseguinte, à racionalização do tempo .
Cinco passos são decisivos:
§ 1º passo : Escreva anualmente uma lista de seus objetivos. Estabeleça aquilo que deseja realizar nos próximos meses em relação a todas as importantes dimensões da vida: familiar, profissional, social, educacional, financeiro, qualidade de vida e espiritual – e procure revê-los periodicamente.
§ 2º passo : Atribua prioridades. Quando estiver com tudo escrito, refaça a lista em ordem de prioridade. Assim, poderá saber se a direção escolhida realmente é a melhor e se a sua estratégia tem dado certo. Ainda, aproveite e divida tais expectativas com outras pessoas que podem ajudá-lo a refletir.
§ 3º passo : Analise a relação tempo-meta. Agora estime o tempo investido com essas importantes metas e realize um acompanhamento para que possa responder à pergunta: “O tempo gasto é proporcional à relevância de cada meta?”. Geralmente, há discrepâncias entre a importância da meta e o tempo dedicado a ela. Por mais incrível que possa parecer, as pessoas costumam investir menos de 15% do seu tempo em itens prioritários, quando este tempo deveria ser de 30%, pelo menos. Falta-lhes foco e real consciência de suas prioridades.
§ 4º passo : Revise o processo. Elimine as atividades que pouco cooperam para o alcance dos principais objetivos de sua vida;
§ 5º passo : Vá até o fim! Não deixe tarefas incompletas, pois você desperdiça tempo cada vez que precisa retomar um trabalho não terminado. Assim, permaneça em cada item até terminá-lo.
7 Superdicas para Administração do Tempo
1) Defina um prazo final . Estabeleça uma data-fim para seus objetivos prioritários e também para as diversas fases de transição no decorrer destes projetos. Além de um foco maior para a obtenção daquilo que deseja, também servirá para orientá-lo a respeito de possíveis mudanças que se fazem necessárias.2) Deixe espaços abertos em sua programação diária . Os imprevistos tendem a acontecer, por isto não programe seu dia sem um espaço considerável entre um compromisso e outro. O seu chefe pode chamá-lo na sala para uma reunião de última hora e o fornecedor pode chegar mais cedo, por exemplo.
3) Leia apenas um jornal e assista somente um noticiário diário na TV . Como nos dias atuais a notícia é acompanhada em tempo real, pelo menos 80% das matérias – inclusive as mais importantes – são publicadas em todos os jornais, semanários e telejornais. Se quiser ganhar mais tempo ainda, confira em primeira mão no próprio website de sua agência de notícias preferida e você ficará informado antes de todo mundo.
4) Ganhe tempo no trabalho com simples atitudes . Vá à sala dos outros antes que venham à sua (assim poderá sair tão logo o assunto tenha se esgotado), utilize o telefone com parcimônia e controle os intervalos (para almoço e cafezinhos).
5) Encontre um jeito diferente para fazer as coisas . Pergunte-se continuamente se não há uma maneira mais rápida e eficiente para realizar as tarefas cotidianas que está acostumado a fazer. Depois de um tempo tendemos a automatizar algumas ações, por isto sempre pense em novas alternativas.
6) Utilize uma agenda . Princípio de administração do tempo conhecido, mas ainda pouco praticado, ajuda a registrar todos os compromissos pessoais e profissionais e ainda serve como um indicador de produtividade do tempo.
7) Viva intensamente seu fim-de-semana . Depois de seguir tantas orientações, é imprescindível separar um momento para extravasar sem horários, regras e processos rigidamente controlados. Todavia, para conquistar este precioso espaço de tempo, lembre-se de que se faz necessária uma nova forma de encarar sua vida.
