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“Nosso Diretor Geral está sempre dizendo que gastamos muito com as TI. Como podemos contrariar essa visão?”
H. Simão (São Paulo)
Caro leitor, Antes de responder à sua questão preciso que comece por aceitar que a possibilidade do seu diretor geral ter razão! Como se costuma dizer: “onde há fumo há fogo”!
Durante o estudo global “Governance of Enterprise IT” realizado em 2012 pela associação ISACA, quando questionadas sobre os principais problemas que tinham enfrentado nos últimos 12 meses, as Organizações destacaram a falta de recursos humanos como principal desafio (52%), seguindo-se logo de imediato dois problemas relacionados diretamente com as questões da gestão e controlo dos investimentos em tecnologias de informação: projetos que deslizaram nos custo, tempo e âmbito (48%); e custos elevados com as tecnologias de informação sem uma visibilidade do retorno do investimento (41%) [1].
Nos últimos anos as tecnologias de informação ganharam um lugar de destaque nas Organizações, quer pela importância que passaram a ter na criação de valor como pelo facto de se terem tornado de utilização generalizada por todas as partes relacionadas, quer sejam colaboradores, fornecedores, clientes ou parceiros.
Foi precisamente esta generalização de uso que levou a um aumento da complexidade dos sistemas de informação, com as Organizações a terem de melhorar as suas competências de governança e gestão das tecnologias de informação para conseguirem continuar a garantir uma adequada otimização dos recursos. Mas nem sempre foi possível. Por um lado as áreas utilizadoras passaram a solicitar “mais de tudo” o que envolvia tecnologia e por outro as áreas tecnológicas passaram a ter de dar respostas nem sempre devidamente ponderadas e onde a eficácia foi sistematicamente mais relevada do que a eficiência.
Este foi o contexto levou a que a situação relatada pelo leitor se tornasse cada vez mais comum nas organizações, com as áreas utilizadoras a não relacionarem os custos das tecnologias de informação com os seus pedidos e, consequentemente, com a criação de valor no negócio, e por outro lado com as áreas tecnológicas a não terem ferramentas adequadas para comprovarem essa mesma relação. Perante um cenário destes, cada área montou as suas trincheiras, passando a acusar a outra de má utilização dos recursos, ganhando normalmente o lado com mais poder e não necessariamente com mais razão.
Qual é então a melhor forma de validar se de facto se está a gastar muito ou pouco com tecnologias de informação? Inevitavelmente a solução passa por compreender a máxima: “Não é possível gerenciar o que não se pode medir”.
A solução pode passar por melhorar o processo de gestão de orçamento e custos das TI, relevando desde o início o contributo dos objetivos deste processo para os objetivos globais relacionados com as tecnologias de informação, bem como as métricas necessárias para medir o cumprimento desses objetivos. Se utilizarmos como referência da framework COBIT 5 da ISACA, pode ser definido o seguinte modelo de objetivos e métricas:
Objetivo do processo | Métricas |
O orçamento de TI é transparente e completo, representando com precisão as despesas planeadas. | · Número de mudanças no orçamento devido a omissões e erros · O número de desvios entre categorias orçamentais previstas e reais |
A alocação de recursos de TI para iniciativas de TI é prioritizada com base nas necessidades da empresa. | · Percentagem de alinhamento dos recursos de TI com iniciativas de alta prioridade · Número de problemas de alocação de recursos escalados |
Os custos dos serviços são distribuídos de forma equitativa. | · Percentagem de custos gerais de TI que são alocados de acordo com os modelos de custos acordados |
Os orçamentos de TI podem ser comparados corretamente com os custos reais. | · Percentagem de variação entre orçamentos, previsões e custos reais |
Se for possível medir a eficiência do processo de gestão de orçamento e custos das TI, talvez seja possível começar a melhorar a transparência dos custos, benefícios e riscos relacionados com as tecnologias de informação, permitindo desta forma que as áreas utilizadoras passem a ter uma melhor visibilidade do contributo dos investimentos em tecnologias para a criação de valor do negócio.
Se tudo correr bem, o diretor geral passará a ter números que o ajudarão a ter uma visão das tecnologias da informação mais racional e menos suportada em perceções, garantindo desta forma decisões, de corte ou investimento, mais bem suportadas e mais justas. Espero ter ajudado, bom trabalho,
Bruno Horta Soares, CISA®, CGEIT®, CRISC ™ , PMP® "The more you know, the less you no!"
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