Falta de tempo é a queixa mais freqüente de todas as pessoas. Viviane Rodrigues nos fala sobre como administrar bem as 24 horas do dia.
Falta de tempo é a queixa mais freqüente de todas as pessoas. Mas o que dizer daquelas pessoas que sempre conseguem tempo para fazer o que devem ou desejam fazer?
Quem não conhece alguém que chega cedo ao trabalho ou ao colégio (faculdade), depois de ter nadado seus 1.200 metros? Ou tem um amigo que nunca esquece de uma data importante? Ou, ainda, tem um colega que consegue entregar todos os projetos sempre antes do prazo?
Qual é o segredo dessas pessoas? O dia delas, afinal, tem as mesmas 24 horas. Aonde arranjam tempo? O segredo está no fato de que elas adotam práticas de administração do tempo, pequenas medidas que, quando somadas, resultam em economia de tempo e em um melhor desempenho profissional.
Qualquer pessoa pode controlar melhor o próprio tempo e deixar de fazer parte do time dos que vivem reclamando do fato de o dia ter apenas 24 horas. Descubra como fazer as 24 horas trabalhar a favor das suas prioridades.
Veja o que você pode fazer (agora, já) para ser eficiente e ainda ter tempo para a vida pessoal!!
Estratégias eficientes para fazer o tempo render
1- Estabeleça prioridades Determine o que é realmente importante e veja o que pode ser delegado ou simplesmente riscado de sua lista de compromissos.
2- Antecipe datas Não deixe suas tarefas para realizar apenas quando está próximo da 'data fatal', sempre que tiver que realizar uma tarefa com uma data fixa, antecipe essa data em alguns dias. Isso fará com que haja uma sensação de maior urgência e lhe dará um prazo de alguns dias para lidar com situações imprevistas, ou para refazer algo que não tenha ficado a contento.
3- Estabeleça datas Quando um projeto não tem uma data fatal, invente uma. Ou estabeleça várias datas para cumprir determinadas etapas do projeto. Dessa maneira, estará determinando prazos para concluir o trabalho. Essa técnica também vale para a solicitação de um serviço ou informação para colegas e funcionários. Se você precisa de um relatório para sexta-feira, dê como prazo fatal terça-feira. Se você não tem um prazo fixo para que alguém lhe passe determinada informação, estabeleça um prazo.
4 - Use calendário e agenda Um calendário de parede, com as datas claramente marcadas, e uma agenda, com todas as tarefas e datas de vencimento listadas são um auxílio indispensável.
5- Habitue-se a fazer anotações em locais pré-determinados, colocando a data Habitue-se a manter seus papéis em ordem. Não anote um número de telefone na primeira folha de papel que encontrar, mas sim na sua agenda. Se tem uma idéia sobre um projeto, anote em um arquivo de texto no computador com um nome pertinente (como 'Administração do tempo - idéias'), ou junte todo o material daquele projeto em uma mesma pasta. Organização é uma chave essencial para ganhar tempo. Saber o tempo que um desorganizado leva tentando achar coisas, dá uma idéia da importância de ter tudo no lugar.
6- Use bem o telefone Seja claro e objetivo em sua mensagem. Atenda apenas as ligações mais urgentes e/ou importantes, o restante você poderá retornar mais tarde. Quando achar necessário, defina horários nos quais você não deve ser perturbado de maneira alguma, e garanta isso desligando o ramal ou mesmo tirando o telefone da tomada. Evite que seus amigos e familiares telefonem para você para conversarem ou para pedirem que você compre leite quando voltar para casa. Lembre-se de não fugir do assunto em questão em hipótese alguma.
7- Consulte sua agenda pela manhã e ao terminar o dia de trabalho O primeiro passo do dia deve ser consultar a sua agenda ou calendário, verificando o que está determinado para aquele dia. O último gesto deve ser o de consultar a agenda e ver o que está programado para os próximos dias. Assim, se evitam surpresas desagradáveis.
8- Seja preguiçoso: seja perfeccionista ”Seja preguiçoso (perfeccionista)”. Quem faz algo muito bem feito faz apenas uma vez - e ganha tempo. Seja, portanto, preguiçoso, muito preguiçoso: faça tudo com absoluta perfeição.
9- Livre-se de maus hábitos Não procrastine. Deixar de fazer uma tarefa que não queremos num determinado momento, gera um certo conforto por algumas horas. Só que no fim do dia o problema continuará lá, esperando por você para ser solucionado.
10- Crie espaços para você Quando se fala em tempo se está, também, falando em qualidade de vida. E quem não tem qualidade de vida está sempre cansado - sem condições de administrar o próprio tempo adequadamente. Por isso, a maioria das pessoas bem sucedidas reserva um certo tempo para si mesma, seja fazendo exercícios - que são essenciais para a boa saúde - seja dedicando-se a algum hobby que permita relaxar e recarregar as baterias.
A dica da é... Dedique-se ao lazer com “afinco”... na mesma intensidade que você se dedica ao trabalho. O momento de descansar não é para trabalhar ou ficar pensando no que terá que fazer quando voltar ao trabalho... é para você repor as suas energias, repousar o seu corpo e sua mente em outras atividades que não seja t-r-a-b-a-l-h-o.
Wellington Moreira
