Calma, ainda dá tempo de apagar o incêndio.

Sala cheia, início de mais um módulo do curso sobre gerenciamento de projetos. Gerentes ávidos por compartilhar experiências, alguns já quase com os dedos levantados, quando surge a pergunta da noite: Quem aqui controla riscos no projeto?

Silêncio geral. Os dedos quase levantados agora estão sendo discretamente escondidos e todos olham em volta esperando que alguém salve a pátria, ou a turma.

Mais um empurrãozinho, vamos lá gente. Aquele famoso plano B. Cadê ele? Nada.

Parece uma crônica? Não, pura realidade. A quantidade de projetos que estão sendo feitos sem nenhum planejamento de riscos é absurdamente inacreditável.

Ah, planejar riscos pra quê, né? Se o problema aparecer no meio da execução a gente se vira e resolve. E daqui que os bombeiros cheguem e controlem o incêndio, a fumaça já chegou na sua equipe, no seu cliente, e a imagem da sua empresa já está queimada, assim como a sua imagem de gerente de projetos também.

E gente, é tão simples começar planejando riscos. Claro, não estou falando daqueles planos mirabolantes que consideram absurdos, mas o essencial, o básico.

Mas pra quê vou perder tempo do meu planejamento pensando em algo que talvez nem aconteça? Porque pensar agora é mais barato do que consertar o problema na execução.

Tenho certeza  que você já passou por um momento de desespero em algum projeto, aquele momento inesperado que faz você parar a equipe inteira pra resolver e acaba atrasando outras tarefas importantes, e todo mundo fica meio que tonto sem saber o que fazer até a ficha cair, ou até alguém da sua equipe perguntar pro chefe o que fazer e ele ficar com cara de, me dá um tempo pra pensar. Aí já viu né, motivação da equipe foi por água a baixo, atraso no cronograma, estouro do orçamento, queda da qualidade. Isso te lembra algo?

Ok, você me convenceu. Mas como se faz esse tal de plano de riscos?

Vamos lá. Acompanhe comigo.

Não precisa ser algo gigantesco nem muito complexo. Pense nos principais, revisite projetos antigos que podem te ajudar a lembrar do que deu errado, consulte outros gerentes, vá um pouquinho pro futuro e visualize a execução do projeto. Essa lista pode ser criada até mesmo numa planilha. Coloca lá uma coluna chamada “Risco” e sai listando.

Ao lado dessa coluna “Risco”, crie outra chamada “Probabilidade” e classifique os riscos. Diga se ele tem probabilidade baixa, média ou alta de acontecer. Analise a situação e seja realista. Mais uma vez, uma boa consulta aos históricos de projetos similares vai bem aqui.

Na próxima coluna “Impacto” é hora de pensar no tamanho do problema se o risco realmente acontecer na execução do seu projeto. Use o mesmo medidor, baixo, médio ou alto para mensurar esse impacto. Você deve avaliar o impacto considerando diversos fatores como por exemplo, atraso no cronograma, elevação dos custos, qualidade do produto ou serviço, imagem da empresa e do cliente, entre outros.

Ufa, acabou. Já listei todos os riscos e já sei o que eles podem fazer no meu projeto, agora dá licença que vou voltar pro meu planejamento.

Epa, volta aqui. Você esqueceu do mais importante: o plano B. Só falta mais um passo vai.

Agora que você já sabe qual a probabilidade e o impacto de cada risco, é só pensar em estratégias para evitar ou minimizar o impacto se o risco acontecer realmente. Leve mais tempo pensando nos riscos mais importantes, aqueles que você classificou como alta probabilidade e alto impacto. Os de baixa probabilidade e baixo impacto você pode deixar pra pensar na hora do cafezinho.

E lembre-se, o plano de riscos deve ser atualizado ao longo do seu projeto. Nada de guardar na gaveta e esquecer.

Grande abraço e até a próxima.

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