08 dicas para redigir corretamente suas mensagens de e-mail em ambiente de trabalho.
Olá amigos do portal GSTI! Vejam algumas dicas preparadas especialmente por nossa equipe para a comunicação adequada por correio eletrônico. Esperamos que sejam úteis aos profissionais de TI!
Medidas simples podem fazer diferença no momento de entrar em contato com seus colegas, superiores e subordinados através da comunicação escrita. Fiquem atentos, pois uma mesma mensagem pode ser interpretada de diversas formas.
Dicas para escrever um e-mail profissional adequado:
1) Use as palavras mágicas
Por favor; obrigado; se possível: explore estas palavras de maneira adequada para manter cordialidade entre você o receptor.
2) Evite e-mails longos e detalhados
O e-mail não é o meio de comunicação adequado para detalhar um assunto ou atividade. Ele deve ser objetivo, sintético. Detalhes podem (devem) ser acrescidos quando tiver oportunidade de contato por telefone/presencial ou por relatórios/documentos em anexo.
3) Preencha o campo de assunto
Não deixe o campo de assunto vazio. Tente encontrar um título curto e claro para a mensagem que está enviando.
4) Não use letras em CAIXA ALTA
Uma das lições mais conhecidas sobre a linguagem escrita. Letras maiúsculas transmitem a impressão de que quem escreveu a mensagem está gritando com quem a recebe. Evite ao máximo a caixa alta: são raros os casos em que seria adequado o seu uso.
5) Não use cópia oculta
Não é elegante copiar pessoas no e-mail de forma oculta. Fazer isso seria algo semelhante a inserir um terceiro para escutar uma conversa telefônica sem comunicar à pessoa com quem mantém o diálogo.
6) Encaminhamento
Caso precise encaminhar uma mensagem apenas para efeito informativo, use a sigla PSC : P ara S eu C onhecimento. Este recurso deve ser utilizado apenas quando necessário/justificável.
7) Evite excesso de formalidade e excesso de intimidade
Seja cauteloso com o nível de formalidade, assim como não é positivo escrever com muita intimidade. Não esqueça também que para situações distintas, diferentes níveis coloquiais são adequados.
8) Correção ortográfica
Use o corretor ortográfico para revisar a mensagem. Erros de ortografia podem ser interpretados como descaso por quem redigiu.
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