A importância da gestão de fornecedores em pequenas e médias empresas

ITIL para pequenas empresas: porque a boa gestão de fornecedores é importante e o departamento de TI de pequenas e médias empresas deve manter políticas para lidar com atividades deste processo

O departamento de TI das organizações se vê cada vez mais pressionado a melhorar a gestão de seus serviços para atender a necessidade e expectativa da área ade negócio e parte deste desafio está em encontrar, conduzir e obter respostas adequadas de seus fornecedores.

Dentro da biblioteca #ITIL, existe um processo específico para o gerenciamento de fornecedores, na etapa de Desenho de serviços, o qual resumo o objetivo a seguir.

Objetivo

O processo de gestão de fornecedores garante que os fornecedores e os serviços prestados são gerenciados por TI para apoiar metas de serviço e as expectativas da área de negócio.

Na minha percepção pessoal, considero frequente a existência de políticas internas para a gestão de fornecedores em grandes empresas, multinacionais, e até mesmo em órgãos públicos, onde as políticas internas devem atender a leis como a 8666 e Instruções Normativas diversas. É comum, entretanto, existirem realidades em que os fornecedores de pequenas e médias empresas são gerenciados de forma ad-hoc , sob decisões de pessoas-chave (normalmente gestores).

Este artigo tem o objetivo de eleger alguns pontos que justificam a necessidade de organizações de pequeno e médio porte criarem suas políticas internas para gestão de fornecedores, e como o processo beneficia a organização. Tudo isto será abordado pela perspectiva de TI.

A importância do processo de gestão de fornecedores

1. A existência de uma política interna resultará em menor dependência de pessoas-chave

O Gestor de TI que não é amparado por um padrão interno e/ou Política para gerenciar seus fornecedores irá tomar decisões por conta própria. Não custa lembrar que estas decisões envolvem contratar, controlar o serviço entregue, comunicar-se, aplicar uma advertência, cancelar contratos, bonificar, entre outras.

A política de gestão de fornecedores deve delimitar regras para executar todas estas atividades, conforme padrões da organização. A posse dessas regras irá minimizar o peso da responsabilidade dos gestores, no momento administrar estas tarefas; irá mitigar o risco de decisões indevidas e fazer com que haja menor dependência em relação ao gestor em questão.

2. Menor esforço, já que existe um sistema de gestão de fornecedores

Uma das boas práticas propostas pela ITIL para gestão de fornecedores é que seja criada uma base de dados gerenciada por um sistema de gestão de fornecedores para catalogar, escolher e guardar histórico de fornecedores e contratos . Esta organização otimiza as ações e decisões necessárias aos gestores de fornecedores.

3. Melhor alinhamento com as necessidades da área de negócio

O processo formal e bem estruturado de gestão de fornecedores contribui para que necessidades de negócio e níveis de serviço estabelecidos para o departamento de TI sejam convertidos em requisitos contratuais com terceiros. O processo ajuda também a acompanhar e melhorar continuamente a performance dos fornecedores diante destas necessidades.

4. Melhor entendimento entre ambas as partes: departamento de TI x fornecedores

Como o fornecedor poderá saber quais são as possibilidades em quais corre risco de receber uma advertência? Como ele irá obter detalhes sobre o comportamento esperado durante a entrega de um serviço? Quais são os tipos de comunicação envolvidos na prestação de contas?

Todas estas perguntas podem ser respondidas mais facilmente caso a organização cliente disponha de regras internas para a gestão de fornecedores . O processo formalmente definido e política interna contribuem para que as informações corretas estejam disponíveis para ambas as partes. Como diz o ditado: "Lei clara, amizade longa."