Algumas falhas comuns que cometemos ao elaborar um Plano Estratégico de TI e o que fazer para evitá-las (parte 01)
O departamento de TI das organizações vem sendo cada vez mais pressionado a alinhar seus objetivos e ações aos objetivos e necessidades da área de negócio e demonstrar maior valor de retorno com os investimentos.
Na busca de assumir estas responsabilidades e agregar maior valor ao negócio, as organizações de TI com frequência vem elaborando e aprimorando os seus Planos Estratégicos, qual denominamos de PETI ( Plano Estratégico de Tecnologia da Informação ).
Por falta de experiência com o tema, falta de envolvimento das pessoas chaves, ou outros diversos motivos, é comum que falhas ocorram durante a elaboração deste plano, resultando em riscos para o sucesso de sua aplicação no departamento.
Esta série de artigos foi criada com o objetivo de descrever algumas das falhas que considero comuns em Planos Estratégicos de TI (PETI's) . Em complemento, aponto os cuidados que devem ser levados em consideração para evitar cada um dos erros.
Serão, ao todo, 03 artigos, com a previsão de 03 a 04 tópicos por artigo.
Espero que seja útil e conto com a participação da comunidade do portal, compartilhando também suas experiências!
[veja também: exemplo de um Planejamento Estratégico de TI ]
Falhas comuns no Planejamento Estratégico de TI (PETI)
1) Falta de alinhamento do PETI com objetivos da área de negócio
Um dos principais motivos da existência de um processo de Planejamento Estratégico de TI é a busca do alinhamento dos objetivos do departamento com as necessidades e expectativas da organização.Qualquer objetivo em um Plano Estratégico de TI que não faz referência a objetivos do Plano Estratégico da organização não é um objetivo válido, pois proporciona alto grau de risco em não entregar valor.
Se objetivos estratégicos não são levados em consideração no momento da elaboração do PETI, é possível também que prováveis objetivos para TI sejam ignorados.
Como evitar esta falha
Em primeiro lugar, é preciso lembrar do mantra de que Planejamento Estratégico de TI deve ser elaborado "de fora para dentro", ou seja: objetivos da organização devem ser traduzidos em objetivos de TI. Se a empresa deseja crescer nos próximos anos, talvez inovação, ampliação e investimento em projetos sejam objetivos de TI no perídio correspondente. Se, em outra situação, a empresa precisa responder a novos regulamentos, TI precisará, na mesma proporção, assegurar a conformidade de TI com leis, regulamentos, incluindo procedimentos internos e contratos com terceiros. Se a necessidade está voltada a agilidade em atendimento ao cliente, responderemos com performance, e assim por diante.Uma maneira de documentar o alinhamento dos objetivos de TI aos de negócio, seria criando um documento anexo ao PETI , onde todo o relacionamento dos objetivos é detalhado: objetivos de TI x objetivos da área de negócio.
Outras técnicas, entretanto, podem ser usadas, inclusive dentro do próprio documento principal do plano.
2) Objetivos táticos e/ou operacionais, onde deveriam existir objetivos estratégicos
Um segundo ponto que vale ser mencionado é a existência de objetivos com aspecto tático ou operacional no PETI . A princípio, pode-se imaginar que não seria uma falha crítica, mas aumenta consideravelmente o risco do objetivo não ser bem interpretado ou simplesmente não entregar valor a área de negócio.É importante lembrar: o objetivo com caráter estratégico é melhor compreendido externamente e tem maior chance de ser associado a objetivos da estratégia da organização.
Objetivos estratégicos devem ser abrangentes, envolvendo a necessidade de diversos objetivos táticos e operacionais relacionados. Lembre-se que o andamento de objetivos estratégicos será reportado a alta administração, portanto o escopo destes objetivos deve ser assertivo.
A seguir, alguns exemplos para ilustrar este tópico:
- em vez de inserir "integrar bases de dados" e "automatizar relatórios", talvez seja mais adequado definir o objetivo "otimizar o uso da informação" como um dos objetivos do PETI ;
- no lugar onde são definidos objetivos como "criar metas para o tempo de solução de incidentes" e/ou "reduzir o tempo de resposta para novas demandas", podemos inserir o único objetivo de " Criar agilidade para TI ".
Um exemplo de plano de nível tático é o que muitas organizações definem como PDTI (Plano Diretor de Tecnologia da Informação) . A depender da empresa, outras nomenclaturas e ferramentas diversas podem existir para cuidar da elaboração e execução de objetivos de nível tático e operacional.
Como evitar esta falha
Imagine o objetivo de forma mais abrangente possível, sempre traduzindo o que a área de negócio deseja em objetivos de TI. Para contribuir com esta atividade, o framework do COBIT pode ser bastante útil.
Cada objetivo geral de cada processo do COBIT pode ser um forte candidato a um objetivo de um departamento de TI específico.
3) Falha na elaboração de indicadores e metas
Um ponto crítico na elaboração de um Planejamento Estratégico : a escolha e definição inadequada dos indicadores de desempenho e metas .
Neste tópico, alguns tipos básicos de falhas podem ocorrer, comprometendo todo o processo de Planejamento Estratégico :
- ausência de indicadores e metas: ignorar a necessidade de indicadores e metas dentro do Plano Estratégico irá proporcionar grandes chances deste não ser revertido em ações, afinal "você não pode controlar o que não pode medir".
- a definição de indicadores não mensuráveis : indicadores que não funcionam adequadamente como métricas, não estão bem descritos e, portanto, tornam-se ambíguos no momento de mensurar. Ex: "nível excelência no tralho de atendimento."
- metas não orientados ao tempo : definição de metas sem previsão temporal. Ex: "80% dos funcionários treinados em Governança de TI". Neste exemplo, seria necessário definir o prazo, para verificar se a meta foi ou não alcançada;
- metas pouco relacionadas ao objetivo: metas que, se alcançadas, não garantem o encontro dos objetivos, por falha no momento de sua elaboração. Exemplo: digamos que para mensurar o objetivo "garantir os critérios de segurança da informação conforme necessidades da área de negócio" sejam utilizados as duas metas, como ilustrado a seguir "06 novos processos de segurança da informação definidos até o fim do ano de 2014" e "Redução de 20% dos incidentes de segurança da informação". Por si só, estas metas não podem garantir a efetividade do objetivo ilustrado.
- metas inalcançáveis : delimitação de metas sem uma prévia análise de impacto e planejamento de recursos necessários para atendê-las. Precisamos lembrar que metas irreais causarão desmotivação em seu cumprimento e serão interpretadas com descrença pela equipe.
- ausência de fórmulas definidas para calculo dos indicadores : caso não seja previsto e delimitado, o calculo do indicador de desempenho pode ser feito de forma incorreta quando mensurado. Se o PETI prevê um indicador de "percentual de satisfação do cliente", deve estar delimitado em algum lugar como colher este indicador e como obter o número.
