Falhas comuns em estruturas de Service Desk de Tecnologia da Informação
Se o seu banco te atende mal quando precisa resolver um problema, o que você pensa da empresa? O que você fala para seus amigos da operadora de celular da qual é cliente, depois de passar 01h no telefone esperando por um atendimento?Esta é a mesma impressão que os colaboradores da sua organização têm do departamento de TI. Exatamente a mesma impressão do atendimento que recebem quando ligam para solicitar algo. Por isso, dizemos que o #Service Desk é a porta de entrada do departamento de TI: se as coisas vão mal neste setor, toda a TI está comprometida em termos de nível de satisfação da organização com os serviços prestados.
Neste artigo, elejo 06 problemas comuns e possíveis soluções que podem ajudar a quem gerencia um service desk de TI.
1) Dar pouca atenção ao service desk
Esta é a primeira e talvez mais comprometedora falha. Muitas vezes, a organização investe em analistas experientes, estruturação de escritórios de segurança, projetos e governança, cria cargos de direção de TI, entre outras ações para buscar excelência na prestação dos serviços, mas ignora o investimento em service desk . Como vimos na apresentação deste artigo, ele é essencial para a eficiência e eficácia de TI.2) Imaginar que a culpa é dos atendentes, quando as coisas vão mal
O objetivo deste tópico não é proteger os analistas de atendimento, mas, muitas vezes imagina-se que atendentes melhores resolveriam os problemas atuais do service desk de TI , quando o nível de satisfação está baixo. Na verdade, é provável que os procedimentos, treinamentos e base de soluções, este sim, precisem de melhoria.Um analista de service desk precisa estar muito bem treinado e contar com procedimentos eficazes que garantam que os atendimentos e soluções possam ser sanados rapidamente, seguindo padrões.
Para saber se você precisa se preocupar com este aspecto, proponho um exercício: observe durante um turno o trabalho realizado por seus profissionais de atendimento. Caso note que eles pensam muito durante as atividades e tomam decisões distintas para resolver incidentes ou atender requisições, desconfie de que há algo de errado. O atendimento em service desk não é uma atividade intelectual, seu exercício deve ser padronizado e objetivo.
3) Imaginar que a culpa é do usuário, quando o segundo nível é contactado sem passar pelo service desk
O departamento de TI deve assumir a responsabilidade pela mudança cultural relacionada ao usuário buscar o atendimento no primeiro nível. Partir do pressuposto que na sua organização a cultura não muda e o usuário é resistente só irá prejudicar.Estude e aplique técnicas de conscientização, emita relatórios do uso adequado/inadequado do service desk de TI segmentado por departamentos e busque as pessoas com autonomia que ofereçam suporte a adaptação da cultura.
4) Não definir Acordos de Nível Operacional entre equipes internas
Um dos aspectos que mais preocupa gestores de service desk de TI : muitas vezes existem Acordos de Nível de Serviço(ANS) bem definidos para o atendimento realizado no primeiro nível e para a solução do incidente / requisição como um todo, mas faltam ANO's.A inexistência destas metas entre equipes internas dá origem a ações de contorno tais como "pausar o chamado", fazendo com que o tempo total de solução do incidente seja comprometido. O resultado é que existem situações em que os ANS's são reportados como excelentes, mas o usuário fim está insatisfeito, pois o ANS real está superando em muito a expectativa. Se você possui diversos incidentes/requisições acumulados a dias em um ou mais departamentos, provavelmente está enfrentando esta situação.
5) Falta de auditoria
Por serem atividades rotineiras e, muitas vezes, de alto volume, os atendimentos realizados pelo servicedesk devem ser sempre auditados para garantir aspectos como:- classificação correta;
- conformidade com procedimentos;
- escalonamento correto;
- tratamento adequado ao usuário solicitante.
