Benefícios internos e externos para o departamento de TI que trabalha com um rateio de custos de forma otimizada
Quem está assumindo o custo do suporte técnico de TI na sua organização? E o custo para manter os serviços estáveis? Você já parou para pensar que os gastos de tecnologia deveriam ser rateados pela empresa, assim como é feito com telefonia e material de consumo?
O rateio de custos para o setor de tecnologia é essencial para mitigar a impressão de que TI custa caro, é um setor dispendioso.
Na verdade, o departamento sustenta a necessidade da organização, mas nem sempre o custo para atender esta necessidade é transparente. O resultado disto é que quem deveria não assume a conta e no final sobra para TI justificar.
Um exemplo simples de rateio de custos para serviços de TI seria dividir o custo total de impressão por página impressa ou cobrar cada departamento pelo número de chamados abertos multiplicado pelo peso de cada chamado (peso baseado em complexidade, prioridade e outros parâmetros que sejam adequados). Outras inúmeras técnicas podem ser usadas para dividir os custos mensais desde uso da internet a orçamentos de grandes projetos de sistemas.
A seguir, elejo algumas vantagens que a organização obtém ao praticar um rateio de custos de forma adequada ao serviço prestado.
1) Influencia na demanda pelos serviçosQuando o cliente do serviço é cobrado, o custo será um influenciador nas decisões sobre os requisitos do serviço a ser prestado. Para definir quantas impressoras um departamento precisa, por exemplo, é oportuno lembrar que quanto maior o número de equipamentos, maior será o custo por impressão. Para saber mais sobre influência da demanda, recomendo o artigo: Flutuação da demanda e influência da demanda.
2) Educa o usuárioPoucos meses depois que o rateio do custos é implementado, é comum que o consumo dos serviços seja reduzido. Chamados para o #Service Desk tratar demandas tecnicamente simples são exemplos de serviços que costumam reduzir instantaneamente. Impressão e uso de internet também não ficam atrás.
A partir do momento que o cliente será cobrado pelo consumo dos serviços prestados, haverá uma necessidade de compreender este custo.
A busca por entendimento irá fatalmente fazer com que o próprio serviço seja compreendido melhor pelo cliente. Em outras palavras, será notada a complexidade que existe por trás do serviço e o que precisa ser feito para ele funcionar.
4) Motiva uma análise de custo x benefícioA transparência dos custos do serviço prestado irá motivar que o cliente analise se a sua performance na área de negócio está trazendo um retorno adequado. O serviço "caro" nunca será classificado desta forma pelo cliente há não ser que ele esteja pagando a conta.
5) Justifica investimentosÉ mais fácil justificar o investimento em novos serviços quando existe uma transparência nos custos. Para uma organização que deseja implantar VOIP por exemplo, é essencial compreender o custo atual de comunicação por usuário e comparar com a projeção do serviço quando implantado.
O mesmo vale para departamentos de TI que pelejam para demonstrar em números que o custo mensal para dar suporte a desktops é superior ao possível custo de uma taxa mensal para pagar maquinas novas, caso sejam adquiridas.
